Digitales Fuhrparkmanagement: Hilfreiche Tipps zum Ein- und Umstieg

Digitales Fuhrparkmanagement

Einen großen Fuhrpark zu leiten, kann ein schwieriges Unterfangen darstellen. Werden die Fahrzeuge nicht genauestens getaktet und disponiert, kann dies schnell Chaos im eigenen Betrieb verursachen. Dabei übernimmt das digitale Fuhrparkmanagement verschiedenste Aufgaben und sorgt somit dafür, dass der Laden läuft. Mit einer Fuhrparkmanagement-Software lassen sich die Geschicke überraschend einfach lenken: Sie behalten stets den Überblick und profitieren von der digitalen Lösung für Ihre gesamte Flotte.

Was ist digitales Fuhrparkmanagement?

Als digitales Fuhrparkmanagement bezeichnet man die Verwaltung einer Fahrzeugflotte mit Hilfe einer Software oder einer webbasierten Flottenmanagement-Lösung.

Das Flottenmanagement ist die Leitstelle der hauseigenen Flotte. Nur durch sie kann man die Autos so aufeinander abstimmen, dass sich eine maximale Verfügbarkeit ergibt – auch und gerade bei Poolfahrzeugen.

Im Laufe der Zeit hat sich die Tätigkeit des Fuhrparkmanagements deutlich gewandelt, denn setzte man früher auf viel Papier und war vermehrt am »Shopfloor« tätig, so verhält sich dies heutzutage komplett anders. Grund dafür ist das digitale Fuhrparkmanagement. Es handelt sich dabei um eine spezielle Software, die gewisse Aufgaben für die Fuhrparkleitung übernimmt.

Stammdaten von einzelnen Fahrzeugen und Fahrern können hinterlegt werden. Schichtmodelle werden ebenso eingepflegt. Damit behalten die Flottenmanager stets den Überblick, welche Fahrzeuge derzeit einsatzbereit sind und wo sich diese befinden. Noch viele weitere Features hat die Fuhrparkmanagement-Software zu bieten. Im Kern übernimmt sie die Aufgabe der automatisierten Prozesse.

Neben zahlreichen Anbietern, gibt es unser Unternehmen, das solche Fuhrparkmanagement-Software vertreibt.

Digitales Fuhrparkmanagement mit Mobexo
Die digitale Flottenmanagement-Lösung von Mobexo

Was bietet die Digitalisierung der Flotte?

Wie es die Bezeichnung bereits verrät, handelt es sich um eine vereinfachte, digitalisierte Prozessdarstellung. Handarbeit ist von gestern, die Fuhrparkmanager von heute können maximal effektiv und effizient gleichermaßen arbeiten. Per Knopfdruck können sämtliche Daten abgerufen werden.

Umfassende Analysen werden dadurch nicht nur einfacher erzeugbar, sondern sogar exakter. Die menschliche Fehlerkomponente entfällt zu einem gewissen Grad. Auf unvorhergesehene Ereignisse, wie ein Unfall oder sonstige Schäden, kann durch das digitale Fuhrparkmanagement wesentlich rascher reagiert werden.

Wie jedes System, zieht auch die digitalisierte Flotte Nachteile mit sich. Eventuell geht mit digitalen Prozessen die menschliche Arbeitsweise etwas verloren. Die Fahrer sind mit dem Management nicht mehr in so engem Austausch. Unter Umständen war dies aber zuvor ebenso nicht der Fall.

Sind die Stammdaten in der Fuhrparkmanagement-Software nicht richtig gepflegt, so spuckt Ihnen diese ständig falsche Auswertungen aus. Auch dies ist ein Sachverhalt, der sich ebenso in manuellen Prozessen ergibt. Alles in allem überwiegen die Vorteile aber deutlich.

Nicht verwechseln! Mit „Digitalisierung“ ist das Fuhrparkmanagement mit Excel gemeint.

Verwaltung der Fahrzeuge über digitales Fuhrparkmanagement

Mittels Flottensoftware erhalten Sie eine aktuelle Übersicht aller Fahrzeuge in Echtzeit. Dies bedeutet, dass Sie nicht nur wissen, wo sich das jeweilige Fahrzeug im Moment befindet: Sie wissen auch über dessen Kilometerzähler Bescheid.

Entsprechend kann jede einzelne Fahrt analysiert und somit optimiert werden. Die Software zur Verwaltung gibt alle Daten über einzelne Fahrzeuge her, was wiederum dazu führt, dass Sie die Instandhaltung der genutzten Fahrzeuge besser planen können.

Digitale Fahrzeugverwaltung per Software, App oder SaaS

Verwaltung der Mitarbeiter und Fahrer der Dienstwagen

Nicht nur bei den Fahrzeugen bedarf es einen gewissen Verwaltungsaufwand, auch die entsprechenden Mitarbeiter müssen eingeplant und disponiert werden. Urlaube und Krankenstände? Über digitales Fuhrparkmanagement kein Problem.

Die digitale Lösung schafft eine gute Vorausplanung, wodurch Sie kurzfristig und flexibel ein bestimmtes Fahrzeug an einen Mitarbeiter zuweisen können. Selbst die unbefugte Nutzung der Flotte wird per Software überprüft und damit sichergestellt.

Siehe hier auch das Thema Fuhrparkmanagement und Halterhaftung.

Automatisierte Terminverwaltung

Besteht das Kerngeschäft Ihres Betriebs aus der Flotte, so gilt es absolut zu vermeiden, dass die Fahrzeuge nicht einsatzfähig sind. Auf der einen Seite ist dies bei ungeplanten Schäden oder Unfällen der Fall. Auf der anderen Seite gibt es bestimmte Service-Intervalle, die einem gewissen Wartungsplan unterliegen.

Arbeitet man diesen Wartungsplan in die Flottenmanagement-Software ein, ergibt sich automatisch ein besserer Service durch eine gelenkte Methode und damit gibt die Software zugleich eine höhere Verfügbarkeit her.

Digitales Schadenmanagement

Auch Schäden an Fahrzeug, Leib und Leben sowie diverser Sachschaden muss vom Fuhrparkmanagement abgearbeitet werden. Die Kostenübernahme der Flottenversicherung muss geklärt, die Reparatur des Fahrzeugs organisiert werden.

In der Zwischenzeit muss man auf andere Autos ausweichen, was zusätzlichen Dispositionsaufwand zur Folge hat. Mit einem digitalen Schadenmanagement sind diese Tätigkeiten ein Klacks für Fuhrparkleiter.

Die klassische Fuhrparkmanagement-Software regelt dies nahezu selbstständig.

Flottenmanagement digitalisieren

Erweiterte Kostenkontrolle

Eine der größten Herausforderungen des Fuhrparkmanagements ist es, die Kosten im Zaum zu halten und ständige Optimierungen voranzutreiben. Wettbewerbsfähig ist nur derjenige, der die Kosten auf ein Minimum reduziert.

Die Software unterstützt Sie bestmöglich bei Ihrem Flottencontrolling. Sie erhalten Einsicht in sensible Fahrzeugdaten, wissen dadurch welches Auto welche Kosten verursacht.

Dies stellt eine wichtige Entscheidungsgrundlage dar, ob neue Fahrzeuge beschafft werden beziehungsweise welches Fahrzeug ausgemustert wird. Sie haben zu jeder Zeit die Kontrolle und können richtige Maßnahmen durch ein effektives Analysetool setzen.

Elektronisches Dokumentenmanagement

Schon einmal Dokumente, wie Führerscheine von berechtigten Fahrern oder Typenschein der betriebenen Fahrzeuge abgelegt? Falls ja, dann wissen Sie wie mühsam diese Arbeit sein kann.

Man muss beachten, dass es sich um heikle Daten handelt, die einer bestimmten Vertrauenspflicht unterliegen. Daher muss man diese Dokumente sicher aufbewahren, so dass einerseits Unberechtigte keinen Zugriff haben und andererseits muss sichergestellt werden, dass diese Dokumente nicht verloren gehen.

Fuhrparkmanagement-Software nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Die elektronische Dokumentenablage spart Platz und Zeit. Außerdem senkt sie Kosten und Sie können keine Dokumente verlieren. Umgekehrt haben Sie rasch Zugriff, was Ihre Flexibilität unheimlich fördert.

Darüber hinaus ist ein gelenktes Dokumentenmanagementsystem Teil der ISO9001-Zertifizierung. Wollen Sie Ihr Unternehmen nach diesem Qualitätsmanagementsystem zertifizieren lassen, so können Sie diesen Punkt mit der digitalen Lösung der Flottenmanagement-Software als erledigt betrachten.

Dokumentenmanagement online

Worauf muss ich bei der Auswahl eines Anbieters für digitales Flottenmanagement achten?

An Anbieter einer digitalen Fuhrparkmanagement-Software auf dem Markt mangelt es nicht. Die Schwierigkeit liegt vielmehr darin, eine professionelle Fuhrparkmanagement-Software zu finden. Es gibt einige Dinge die Sie bei einem Anbieter beachten sollten.

Zunächst gilt es zu prüfen, ob der Anbieter eine seriöse Website hat. Ein Impressum muss in jedem Fall vorhanden sein. Neben dem Kauf der Software an sich sollten Sie Wert auf einen guten Service legen. Auch eine Software kann Probleme verursachen und wenn Sie niemanden aus dem Kundenservice erreichen, dann ist das besonders ärgerlich.

Auch Fernwartung sowie Updates müssen regelmäßig durchgeführt werden. Können Sie auf ein gutes, effizientes Team zurückgreifen, welches die Software, wie die eigene Westentasche kennt, dann haben Sie definitiv den richtigen Support.