Jeder Kunde ist einzigartig in seinen Anforderungen, die er erfüllen und den Problemen, die er lösen möchte. Während wir jedes Mal alles daran setzen, unsere Software und Dienstleistungen optimal auf die Gegebenheiten und Umstände unserer Klienten auszurichten, haben wir eines festgestellt: Die Gründe, warum man sich dafür entscheidet, mit uns zusammenzuarbeiten, ähneln sich in den meisten Fällen sehr. Ein gutes Beispiel ist einer unserer jüngsten Neukunden:
Die Gewa ist ein Unternehmen aus Oberhausen, das sich auf Gebäudereinigung spezialisiert hat und über mehrere Standort verfügt, die über ganz Deutschland verteilt liegen. In ihrem Fuhrpark befindet sich eine dreistellige Anzahl an Fahrzeugen, davon der Großteil PKWs, prädestiniert dafür, in unterschiedliche Car Policys aufgeteilt zu werden. Warum?
Verschiedene Car Policys für verschiedene Aufgabenbereiche
Dem Management gegenüber – das die Fahrzeuge vor allem zum Pendeln zur Arbeit und für die Kundenakquise benötigt – steht der Anteil der Servicekräfte, die die Fahrzeuge vor allem zum Erreichen der Arbeitsstätten brauchen. Das können nicht selten auch mehrere Stationen an einem Tag sein. Um auf die einzelnen Bedürfnisse der jeweiligen Angestellten besser eingehen zu können, lohnt sich hier das Aufteilen der Flotte.
Auch wenn man die zeitliche Entwicklung des Fuhrparks betrachtet, ist die Gewa den klassischen Weg gegangen: Früher verfügte man über einen soliden Bestandsfuhrpark. Gekauft wurde ad hoc nach Bedarf, was in einer sehr heterogenen Flotte mündete. Das führte wiederum dazu, dass diese sehr schwierig zu bilanzieren war. Jedes Fahrzeug hatte andere Werte bei Verbrauch und Verschleiß, Reparaturen konnten schlecht antizipiert und deren Kosten im Voraus eingeordnet werden.
Mehr Kontrolle trotz wechselnder Fahrzeuge
Durch den Entschluss, auf ein Leasingmodell zu wechseln, ergaben sich mehrere Vorteile: Die Flotte selbst wurde deutlich moderner, sei es nun unter der Haube oder bei der Ausstattung. Man konnte den Fuhrpark homogenisieren, sodass einerseits Kosten gespart werden konnten als auch die Ausgaben bei Wartung und Reparaturen besser planbar waren.
Zudem bestand nun die Möglichkeit, mit den einzelnen Fahrzeugherstellern und Autohäusern Rahmenverträge auszuhandeln, die für beide Seiten eine Win-Win-Situation darstellten. Kostenersparnis für den Kunden bei gleichzeitiger Umsatzgarantie für die Automobilindustrie. Doch ein Problem blieb:
Welche Aufgaben sind skalierbar – und welche nicht?
Während sich die Qualität der Flotte steigerte, steigerte sich auch der Arbeitsaufwand. Jeden Monat müssen drei bis vier Fahrzeuge neu bestellt werden. Reifenwechsel terminieren, Wartungen veranlassen, Instandsetzungen fakturieren. Kraftstoffkosten begleichen. Dazu müssen die Fahrenden betreut werden. Führerscheine überprüft, UVVs gecheckt, Arbeitsschutz eingehalten.
Im Gegensatz zum reinen Schadenmanagement, das natürlich nur dann in Aktion tritt, wenn es zum Schaden kommt, gibt es im Fuhrparkmanagement einen stetigen Fluss an Informationen und regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, die ein hohes Maß an Aufmerksamkeit erfordern. Auch hier entstand ein Konstrukt, das typisch ist für mittelständische Unternehmen:
Da sich niemand für die Aufgabe zuständig fühlte, wurde die Aufgabe an eine Abteilung delegiert, die sich eh schon mit Verwaltung beschäftigt. Das ist oft die HR oder das Facility Management oder, wie im Falle Gewa, die Bilanzbuchhaltung. Das ist grundsätzlich nicht einmal eine schlechte Idee, nur wird oft unterschätzt, wie viel Arbeit der Fuhrpark am Ende des Tages macht und wie viele andere Aufgaben deswegen liegen bleiben.
Wie kann ich mein Fuhrparkmanagement effizienter gestalten?
Hier kamen wir bei Mobexo ins Spiel. Wichtig war vor allen Dingen für den Kunden, beim Vereinbaren der Rahmenverträge mit den Autohäusern und Leasinganbietern durch uns eine günstigere Verhandlungsposition zu erhalten. Außerdem gab es das starke Bedürfnis nach einem effizienteren Schadenmanagement, bei dem klar an den Kunden kommuniziert wird, wer was in welchem Schadenfall zu zahlen hat.
Neben der weiteren Automatisierung der Abläufe, ist man bei Gewa laut der Abteilung Bilanzen vor allem davon angetan, dass man das Gefühl vermittelt bekommt, die Leute kümmern sich und setzen alles daran, Arbeit abzunehmen. Der ganze Prozess der Effizienzsteigerung soll dann abgeschlossen werden, wenn auf der Seite des Gebäudereinigers ein dezidiertes Fuhrparkmanagement ausgebildet ist.
Sich aufs Wesentliche konzentrieren
Das gibt uns in Zukunft die Möglichkeit, andere Aspekte im Fuhrpark stärker in den Fokus zu rücken. Klimafreundlichkeit, Elektrifizierung, variablere Mobilität für alle Beschäftigten. Weniger Kosten und weniger Stress bedeutet auch mehr Raum für diese Angelegenheiten.
Sollten Sie sich bei dieser Story ebenfalls wiedererkennen, melden Sie sich gerne bei uns und lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie unsere Fuhrparkmanagementsoftware Ihre gute Arbeit noch verbessern kann.