Wissen Sie, was eine Car Policy ist? Und was genau das mit Ihrem Firmenwagen zu tun hat? Eine Car Policy, auch bekannt als Dienstwagenrichtlinie, sollte jedes Unternehmen haben, dass sich einen Fuhrpark leistet. Wir erklären Ihnen was eine Car Policy ist und warum Ihr Fuhrpark diese Dienstwagenrichtlinie braucht.
Weiter unten finden Sie zudem einige praktische Tipps, die Ihnen beim Erstellen der Dienstwagenrichtlinie helfen werden. Außerdem haben wir eine Car Policy Vorlage für Sie erstellt, die Sie kostenfrei downloaden können.
Inhalt dieses Artikels
Was ist eine Car Policy?
Die Car Policy ist ein innerbetrieblicher Regelkatalog für die Anschaffung von Firmenwagen in Fuhrparks von Unternehmen. Eine solche Dienstwagenordnung regelt, welche Autos Mitarbeiter fahren dürfen und wie die Autos zu behandeln sind.
Die Car Policy ist nicht gleichzusetzen mit dem Dienstwagenüberlassungsvertrag. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag legt für alle Fahrer individuell fest, welche Rechte und Pflichten sie mit Erhalt seines Dienstwagens haben. Die Car Policy behandelt Rechte und Pflichten im Umgang mit dem Firmenwagen, die für alle Mitarbeiter gleichermaßen gelten.
Warum sollte ein Unternehmen eine Dienstwagenordnung erstellen?
Eine Car Policy leistet konkrete Hilfestellung für Fahrzeughalter, Fuhrparkmanager und die Fahrer von Firmenwagen.
Wer nach dem einen allgemein gültigen Muster sucht, das gleichermaßen auf jeden betrieblichen Fuhrpark anwendbar ist, sollte die eigene Zeit besser investieren. Denn so unterschiedlich Firmen und Fuhrparks aufgestellt sind, so unterschiedlich sind auch Dienstwagenverordnungen.
Vor allen Dingen kleinere und mittelständische Unternehmen verzichten häufig auf eine Fuhrparkrichtlinie und scheuen den überschaubaren Aufwand dafür. Aber jedes Unternehmen mit Fuhrpark sollte eine Car Policy haben. Was in dem Fall für große Fuhrparks gilt, lässt sich hier auch perfekt auf kleinere Flotten anwenden.
- Auf Seiten der Firma vereinfacht sie die Prozesse bis zur Auslieferung des Autos an die Mitarbeiter.
- Auf Seiten der Mitarbeiter gibt sie Erwartungssicherheit, denn es wird klar geregelt, welche Rechte und welche Pflichten der eigene Firmenwagen mit sich bringt.
Bei einer gut organisierten Richtlinie sparen alle Beteiligten jede Menge Zeit. Dabei sollten Sie direkt im Detail abstimmen, was in der Dienstwagenverordnung und was ergänzend im individuellen Überlassungsvertrag definiert wird.
Dienstwagen bestellen mit Hilfe der Car Policy
Der wichtigste Teil der Company Car Policy definiert den Rahmen für die Auswahl und Beschaffung neuer Fahrzeuge im Fuhrpark. In den folgenden drei Schritten werden die wesentlichen Vorgaben festgelegt:
- Im ersten Schritt wird durch die Fuhrparkleitung entschieden, welche Mitarbeiter einen Anspruch darauf haben, einen Wagen der Firmenflotte zu fahren oder einen eigenen Firmenwagen zu konfigurieren.
- Bei Firmenwagen, die nur von einer einzigen Person gefahren werden, sollte die Geschäftsführung oder das Fuhrparkmangement bestimmen, welche Anspruchsgruppen der Mitarbeiter welche Autos fahren dürfen. Da die Anforderungen an Autos von Geschäftsführern in der Regel andere sind als von Vertrieblern oder Beratern, wird genau festgelegt, in welchem Rahmen die Mitarbeiter ihre Autos konfigurieren dürfen.
- Die Mitarbeiter wählen aus bereits vorsortierten Listen von Marken und Modellen, so wie Motorisierungen und Ausstattungsmerkmalen aus. Dabei gibt es Mindestanforderungen, aber auch Grenzen, die unter anderem durch das zur Verfügung stehende Budget limitiert sind. Ein wenig Freiraum sollten die Fahrer zur Individualisierung ihrer Autos bekommen. Das steigert die Zufriedenheit, denn immerhin wird der Firmenwagen auch gerne zur Gratifikation der Mitarbeiter genutzt.
Mit einer Vorauswahl der Fahrzeuge können Unternehmen bei ihrem Fuhrpark viel Geld sparen. Bei geschickter Auswahl anhand der oben benannten Kriterien, kann mithilfe der Dienstwagenordnung bis zu 20 Prozent bei jedem Neuwagen eingespart werden.
Und je mehr die Fuhrparkleiter bereits definiert und vorausschauend ausgewählt haben, umso weniger Arbeitszeit verbringen die Fahrer mit der Konfiguration ihres Firmenwagens.
Da die Geschmäcker und Ansichten was Autos angeht verschieden sind, wird es Mitarbeiter geben, die sich vielleicht eher für kostspieligere Ausstattungsmerkmale entscheiden.
Hier gilt es zu definieren, welche optionalen Merkmale nicht auch auf Kosten der Fahrer gehen, sollten sie keinen großen Mehrwert für den Wiederveräußerungswert oder die Funktionalität des Fahrzeugs darstellen.
Bei der Budgetierung sollten Firmen darauf achten, dass sie die Gesamtkosten im Blick haben und nicht allein nach dem Bruttolistenpreis des Wagens gehen. Das bedeutet, auch Wartungs- Pflege- und Instandhaltungskosten mitzudenken, aber ebenfalls zusätzliche Kosten (wie den Rundfunkbeitrag) in die Kalkulation mit aufzunehmen.
Grundsätzlich sollte noch einmal festgehalten werden, wie laufende Kosten zwischen dem Halter des Fahrzeugs, also dem Unternehmen, und den Fahrern aufgeteilt werden. Bei einer hauptsächlich berufsbedingten Nutzung des Fahrzeugs ist das Unternehmen in der Verantwortung, die Kosten der Standhaltung zu tragen und es den Fahrern zu ermöglichen, die Pflege des Wagens unkompliziert durchzuführen.
Im Falle eines Firmenwagens, der hauptsächlich der Motivation der Mitarbeiter dient und überwiegend privat bewegt wird, muss klar definiert werden, welche laufenden Kosten der Arbeitgeber auf sich nimmt.
Die rechtlichen Aspekte einer Company Car Policy
Eine Car Policy kommt niemals allein. Sie wird wichtig ab dem Moment, ab dem die Mitarbeiter ihren neuen Wagen konfigurieren können. Denn was in der Dienstwagenordnung steht, ist allgemein und für alle Fahrer des Unternehmens gültig. Ganz anders beim Kfz-Überlassungsvertrag. Dieser ist auf die jeweiligen Fahrer und das Fahrzeug zugeschnitten und hält alles fest, was über die Car Policy hinausgeht. Da beide Vereinbarungen ineinandergreifen, sollte genau beachtet werden, was womit geregelt wird. Folgende Aspekte sollte man im Blick haben, wenn die Car Policy formuliert und umgesetzt wird:
Geltungsbereich der Car Policy
Das Hauptaugenmerk einer Car Policy liegt auf den Kriterien, nach denen die Mitarbeiter ihre Firmenwagen auswählen und konfigurieren können. Darüber hinaus sollten sich Fuhrparkmanager im Klaren sein, was sonst noch in der Car Policy steht. Es sollte keine Dopplungen oder gar Diskrepanzen zu den Inhalten im Überlassungsvertrag geben. Grundsätzlich gilt: Die Car Policy legt fest, woran alle Fahrer des Fuhrparks sich zu halten haben und der Überlassungsvertrag regelt die individuellen Vereinbarungen zwischen Fahrer und Firma.
Zuzahlung bei Sonderausstattung im Firmenwagen
Bei extravaganten Wünschen im Bezug auf die Sonderausstattung kann das Unternehmen Zuzahlungen mit den Mitarbeitern vereinbaren. Dazu sollte ein finanzieller Rahmen festlegen werden, an den sich die Mitarbeiter halten müssen. Legen Sie fest, ob diese Zuzahlung monatlich zu den Leasingraten erfolgt oder einmalig geleistet wird. Bei der monatlichen Variante sollten Sie daran denken, dass bei vorzeitigem Ausscheiden der Mitarbeiter, die Mehrkosten von der Firma bzw. von den jeweiligen Mitarbeitern getragen werden, die den Wagen bis zum Leasingende übernehmen.
Steuerliche Erfassung des Dienstwagens
In jedem Fall wird in der Car Policy niedergeschrieben, dass der Firmenwagen als geldwerter Vorteil versteuert wird. Ob die Ein-Prozent-Regel gilt oder ein Fahrtenbuch zu führen ist, muss nicht unbedingt erfasst werden. Weitergehende Details werden im Überlassungsvertrag festgehalten.
Haftungsregelung bei Schäden
Autos sind Gebrauchsgegenstände und da passiert es auch mal, dass etwas kaputt geht. Wenn eine Beschädigung durch grobe Fahrlässigkeit der Fahrer oder aus Vorsatz entsteht, haften diese auch dafür. In der Car Policy kann der Rahmen der Haftung festgelegt werden, inklusive Grenzen bei der Selbstbeteiligung.
Meldepflicht bei Führerscheinentzug und Unfällen
Es versteht sich von selbst, dass ein Verlust der Fahrerlaubnis der Fuhrparkleitung gemeldet werden muss. Denn bei Verstößen des Verkehrsrechts kann auch der Halter, also die Firma, in Haftung treten. Das Gleiche gilt für Unfälle. Auch Unfälle müssen dem Fuhrparkmanagement umgehend gemeldet werden, da ansonsten eventuell die Versicherung nicht greift. In der Car Policy kann also auch die Meldepflicht und eine regelmäßige Überprüfung der Fahrerlaubnis aller Mitarbeiter aufgenommen werden.
Fahrzeugrückgabe
Wenn die Leasingverträge auslaufen, haben die Fahrer die Möglichkeit, in der Car Policy nachzuschauen, wie die Modalitäten der Rückgabe sind. Noch wichtiger sind die Regelungen, falls die Mitarbeiter den Wagen vorzeitig zurückgeben oder ganz aus dem Unternehmen ausscheiden. Dies wird ebenfalls in der Car Policy niedergeschrieben.
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Unser Fazit
Jedes Unternehmen mit einem Fuhrpark kann mit einer gut durchdachten Car Policy dafür sorgen, dass Neuanschaffungen von Dienstwagen zügig, problemlos und konfliktfrei vonstattengehen. Sollten Sie Hilfe bei der Umsetzung einer Dienstwagenverordnung benötigen, melden Sie sich bei uns. Mit der digitalen Car Policy von Mobexo wird die Wahl des neuen Firmenwagens für Ihren Fuhrpark zum Kinderspiel.
