Das Schadenmanagement in Bezug auf den Fuhrpark eines Unternehmens ist ein sehr wichtiger Prozess. Daher sollten sich die zuständigen Mitarbeiter frühzeitig damit beschäftigen und auseinandersetzen.
So wissen sie bei einem Schaden direkt, welche Schritte anstehen und tragen dazu bei, diesen möglichst schnell zu regulieren. Erfahren Sie hier alles rund um das Schadenmanagement bei Flotten.
Was ist das Schadenmanagement im Fuhrpark?
Aufgrund der Wichtigkeit und der hohen Komplexität sollten die zuständigen Mitarbeiter bestens geschult werden, um in einem Schadensfall schnell einzugreifen und alle Prozessschritte schnell und zuverlässig durchzuführen. Sehr wichtig ist zudem, dass auch die Fahrer selbst genau dazu instruiert werden, wie sie sich im Schadensfall mit ihrem Firmenwagen bestmöglich verhalten.
Unternehmer sollten sich dagegen Gedanken machen, wie Sie die Mobilität Ihrer Mitarbeiter erhalten, wenn einmal einer oder sogar mehrere Firmenwagen einen Schaden nehmen, um somit unnötige Kosten zu vermeiden.
Das alles fällt in ein effektives Schadenmanagement rund um ihren Fuhrpark. Die Fahrer selbst können davon profitieren, wenn sie in jedem Firmenwagen eine Checkliste bereitlegen, auf der die wichtigsten Verhaltensweisen nach einem Unfall aufgelistet sind.
Herausforderungen für erfolgreiches Schadenmanagement
Damit ein Schadenmanagement rund um den Fuhrpark erfolgreich durchgeführt werden kann, sollten Sie einige Punkte beachten, die neben der Schulung des Managements sowie der einzelnen Fahrer einhergeht:
Beim Kauf Ihrer Firmenwagen denken Sie bestenfalls immer auch schon an das Risikomanagement. Um dieses möglichst gering zu halten, halten Sie die Fahrzeuge in Bezug auf die Sicherheit und vor allem auch die technische Ausstattung stets auf den neuesten Stand und bringen sie regelmäßig zur Inspektion.
Auch Recherchen im Hinblick auf Wartung und Reparaturen sind sinnvoll. Was geht häufig an welchem Modell kaputt? Welcher Schaden ist sehr kompliziert zu beheben? Jeder Tag, den ein Dienstwagen auf der Hebebühne statt der Straße verbringt, kostet Sie Geld.
Abwicklung Schritt für Schritt: So läuft ein effizientes Management der Schäden innerhalb der Flotte ab
Wenn es einmal zu einem Schaden an einem Ihrer Firmenwagen gekommen ist, bewahren Sie die Ruhe und durchlaufen dann folgende Schritte:
1. Den Schaden aufnehmen
Zunächst einmal wird der Schaden aufgenommen. Dazu gehört auch, dass alle wichtigen Daten der beteiligten Personen festgehalten werden. Denn diese sind für die Regulierung unerlässlich. Es werden besser zu viele als zu wenige Informationen vermerkt, um später eine lückenlose Informationsbasis zu haben.
2. Die Schadenmeldung bei der Versicherung einreichen
Der nächste wichtige Schritt ist es, die Versicherung über den Unfall oder den Schaden zu informieren. Dies können Sie entweder telefonisch oder auch online erledigen.
Am besten erfolgt dieser Schritt direkt nach dem jeweiligen Vorfall. Die Versicherung kommuniziert dann mit den Unfallgegnern, eventuell muss auch ein Gutachten gemacht werden.
Sie sind auf jeden Fall auf der sicheren Seite, wenn Sie sich frühzeitig an diese wenden.
3. Die Reparatur organisieren
Nachdem Sie die Versicherung über den Schaden informiert haben, müssen Sie die Reparatur Ihres Dienstwagens organisieren. Wichtig ist nur, dass erstere oder auch der Anbieter der Unfallgegner den Schaden übernimmt.
Die Fuhrparkleiter oder auch Sie als Unternehmen können nun einen Anbieter für die Reparatur wählen. Eventuell arbeiten Sie ohnehin als Betrieb mit einer festen Werkstatt zusammen. In diesem Fall müssen Sie daher keinen Anbieter mehr suchen, das beschleunigt den ganzen Vorgang etwas.
Das ist gerade dann von Vorteil, wenn die Mitarbeiter auf ihren Firmenwagen angewiesen sind. Kümmern Sie sich daher frühzeitig vor einem Unfall um ein breites Netz an möglichen Partnern.
4. Den Schaden auswerten
Eine weitere sehr wichtige Aufgabe, die auf die Fuhrparkmanager zukommt, ist es, den Schaden auszuwerten. Dabei wird geklärt, ob es sich lohnt, diesen zu reparieren oder ob besser eine Neuanschaffung durchgeführt werden sollte.
In diesem Zusammenhang errechnet das Controlling alle wichtigen Kennzahlen und gibt Ihnen oder den Fuhrparkmanagern schnellstmöglich Bescheid. Darüber hinaus müssen auch die Häufungen sowie auch die Schadenarten analysiert werden, um passend zu reagieren und die Vorfälle zu reduzieren.
Hierbei können die Firmenwagen zum Beispiel mit einer Rückfahrkamera oder auch anderen Sicherheitssystemen ausgestattet werden.
5. Ein umfassendes Reporting erstellen
Wenn alle wichtigen Daten ausgewertet wurden, muss das Fuhrparkmanagement nun ein umfassendes Reporting erstellen. Dort werden alle Informationen, die in diesem Zusammenhang relevant sind, zusammengefasst.
Auf diese Weise lässt sich der Fall bestmöglich abschließen und wenn es erneut zu einem Unfall kommt, ein Vergleich anstellen.
Optimalerweise lassen Sie sich dabei von einer Fuhrparkmanagement Software unterstützen.
Deshalb sollten Sie das Schadenmanagement auslagern
Wenn Ihnen schlichtweg einfach die Zeit oder auch das Fachwissen fehlt, das Schadenmanagement in Eigenregie durchzuführen, können Sie sich dafür einen externen Dienstleister suchen.
Dieser kennt sich mit der Thematik aus und weiß genau, wo er den Hebel ansetzen muss. Auf diese Weise sparen Sie viel Zeit und Nerven. Zudem kennen die Experten auch die rechtlichen Rahmenbedingungen und verfügen über eine juristische Expertise, die längst nicht alle im Fuhrparkmanagement besitzen.
Digitales Schadenmanagement: Einsatz einer Fuhrparksoftware zur Verbesserung des Schadenmanagements
Mit einem digitalen Schadenmanagement lassen sich viele Vorgänge beschleunigen und zudem auch einfacher erledigen. Davon profitieren alle Beteiligten und das auf unterschiedliche Weisen.
Wie unterstützt eine Fuhrparkmanagement Software beim Schadenmanagement?
Auch im Bereich des Fuhrparks ist die Digitalisierung bereits ein fester Bestandteil. Mit der passenden Software lassen sich diverse Kommunikationsabläufe beschleunigen, denn so müssen die Versicherungen beispielsweise nicht mehr untereinander Briefe schreiben, sondern lassen sich ganz einfach wichtigen Dokumente wie Bilder, Gutachten oder Reparaturfreigaben per E-Mail zukommen.
Wie können Sie das beste Schadenmanagement Tool für Ihren Fuhrpark finden?
Mittlerweile gibt es sehr viele Schadenmanagement Tools, die im Zusammenhang mit dem Fuhrpark genutzt werden können. Im Netz stehen dafür unterschiedliche Programme zur Verfügung, die teilweise kostenlos sind und teilweise bezahlt werden müssen.
Sehr wichtig ist aber, dass sich die jeweilige Fuhrparkmanagement Software einfach bedienen lässt, immer verfügbar ist und im Idealfall auch über einen modularen Aufbau verfügt.