Schlanke und optimierte Prozesse im Schadenmanagement sind ein strategisches Instrument zur nachhaltigen Minimierung von Schadenaufwänden in Ihrem Unternehmen. Das Schadenmanagement zählt zu den Kernaufgaben des Fuhrparkmanagements.
Ein entscheidender Faktor ist die Instruktion der Mitarbeiter über die notwendigen Prozessschritte. Was ist im Falle eines Schadens zu tun? Wer ist zu kontaktieren? Diese und weitere Fragen werden im nachfolgenden Artikel näher betrachtet.
Inhalt dieses Artikels
Prozesse im Schadenmanagement
Das Schadenmanagement zählt zu den aufwendigsten Prozessen rund um den Fuhrpark. Von der Aufnahme eines Schadens bis hin zur Abwicklung mit der Versicherung gibt es im Schadenmanagement einige wesentliche Schritte und Aufgaben.
Um eine schnelle und problemlose Abwicklung im Schadensfall gewährleisten zu können, müssen Unternehmen entsprechende Prozesse integrieren. Die dokumentierten Abläufe sind für Mitarbeiter und die Fuhrparkleitung bindend und sollten entsprechend eingehalten werden. Mit einer Kontrolle dieser Einhaltung kann die Wirksamkeit der Prozesse langfristig gewährleistet werden.
Die wichtigsten Prozesse sind hierbei die Schadensaufnahme sowie die Schadenregulierung und – abwicklung.
Wenn Sie als Unternehmer die notwendigen Schadenmanagementprozesse nicht selbst einrichten und kontrollieren möchten, empfiehlt sich eine entsprechende Auslagerung. Das Schadenmanagement bildet die Schnittstelle zu anderen wichtigen Fuhrparkbereichen wie beispielsweise des Risiko- und Versicherungsmanagements oder der Halterhaftung und der Rechtsabteilung, weshalb die Wirksamkeit der Prozesse gewährleistet sein muss.
Die einzelnen Schadenmanagementprozesse unterliegen einer stetigen Veränderung, aus welchem Grund eine gute Organisation von hoher Wichtigkeit ist.
Durch eine Sensibilisierung der Mitarbeiter können zusätzliche Kosten und benötigte Arbeitszeiten reduziert werden. Eine genaue Instruktion über die Prozessschritte ermöglicht zudem eine schnelle Wiederherstellung der Mobilität und damit eine möglichst geringe Einschränkung der Geschäftstätigkeit.
Prozess der Schadensaufnahme
Sobald es zu einem Unfall gekommen ist, müssen einige Schritte eingeleitet werden. Um Mitarbeitern ein sicheres Gefühl zu geben, sind klare Anweisungen und Informationen von Vorteil. Die Mitarbeiter wissen dadurch in solch einer ungewohnten Situation besser, was zu tun ist und wer kontaktiert werden muss. Mit diesen Informationen können Sie als Unternehmen dem Fahrer mit nützlichen Tipps zur Seite stehen.
Das Schadenmanagement beinhaltet einen Prozess der Schadensaufnahme, welcher sofort nach dem Unfallereignis von jedem Mitarbeiter selbstständig durchzuführen ist. Zunächst ist nach einem Unfall von dem Fahrer abzuwägen, ob am Unfallort drohende Gefahr für ihn oder andere Beteiligte besteht.
In diesem Fall sind die jeweiligen Personen in Sicherheit zu bringen und die Pannen- oder Unfallstelle ist für den nachfolgenden Verkehr in ausreichendem Abstand mit einem Warndreieck abzusichern. Bei Unfällen mit einem Fahrzeug des Unternehmensfuhrparks ist grundsätzlich die Polizei zu verständigen. Dies gilt auch für geleaste Fahrzeuge. Die Polizei erstellt ein Unfallprotokoll, welches sowohl zu Beweiszwecken als auch als Nachweis für die Versicherung dienen kann.
Die Schuldfrage kann unabhängig davon mit Gutachtern oder dem Gericht geklärt werden. Je nach Versicherungsleistungen sind die Abschleppkosten bis zu einer nahe gelegenen Fachwerkstatt abgedeckt.
Sollte das Schadenmanagement ausgelagert sein, ist der Unfall noch an dem jeweiligen Tag unter der Hotline des Dienstleisters zu melden. Durch die Befolgung der vorgegebenen Prozesse zur Schadensaufnahme kann eine reibungslose und schnelle Abwicklung gewährleistet werden.
Schadenregulierung und – abwicklung
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Schadenmanagement eingerichtet haben, sind die verantwortlichen Mitarbeiter mit wichtigen Aufgaben betraut. Klare Arbeitsanweisungen ermöglichen auch an dieser Stelle eine schnelle Abwicklung des Prozesses.
Im Falle eines Schadens ist dieser vom Fuhrparkverantwortlichen ohne schuldhaftes Verzögern an die Kfz-Versicherung zu melden. Je nach Möglichkeiten der Versicherung kann dies online oder telefonisch erledigt werden. Abhängig vom entstandenen Schaden lässt sich für die Reparatur ein Kostenvoranschlag einholen. In der Regel ist es ratsam, ab einer Schadenshöhe von 750 Euro einen Sachverständigen hinzuzuziehen. Durch das Schadenmanagement wird anschließend die Reparatur in Auftrag gegeben. Bei einer Auslagerung an einen Dienstleister wird bereits dieser Prozess übernommen.
Die Mobilität Ihrer Mitarbeiter kann durch einen Ersatzwagen für die Dauer der Reparatur sichergestellt werden. Möglicherweise können Sie auf ein anderes Fahrzeug aus Ihrem Fuhrpark zurückgreifen. Alternativ lässt sich auch ein Ersatzwagen aus externer Quelle organisieren.
Eingehende Rechnungen sind von der verantwortlichen internen Stelle mit den Kostenvoranschlägen abzugleichen und entsprechend zu buchen. Es empfiehlt sich grundsätzlich, im Schadenmanagement ein Reporting zu jedem Fall mit Daten zu Fahrer, Fahrzeug, Unfallursache und sich daraus ergebende Folgen zu führen.
Auslagerung von Prozessen
Nicht jedes Unternehmen hat die internen Kapazitäten oder Möglichkeiten, um das Schadenmanagement in die eigenen Strukturen zu implementieren. Es kann daher durchaus Vorteile haben, diese Stelle auf einen Dienstleister auszulagern. Aus Kosten- und Effizienzgründen wird von dieser Möglichkeit in der Praxis gerne Gebrauch gemacht. Insbesondere bei einer umfangreichen Fahrzeugflotte kann sich eine Auslagerung der Schadenmanagementprozesse empfehlen.
Als Dienstleister kommen für eine Auslagerung mehrere Stellen in Betracht. Ob ein Leasinganbieter oder reine Fuhrparkmanagementgesellschaften – jedes Unternehmen ist einzigartig und erfordert individuelle Lösungen. Um die notwendige Transparenz zu gewährleisten, sollte bei der Auslagerung von Schadenmanagementprozessen nur ein Dienstleister herangezogen werden. Eine Verteilung auf mehrere Stellen kann zu Unklarheiten hinsichtlich der Zuständigkeit führen und Risiken bergen. Eine kompetente juristische Beratung ist meist von hoher Bedeutung, wenn es um die Abwicklung von Schadenfällen geht.
Einige Unternehmen bieten Apps und Onlinehilfen zur Prozessbeschleunigung an. In Echtzeit erfassen diese Apps Daten sowie Fotos des Unfalls. Die nachgelagerten Stellen können dadurch schneller und gezielter auf den jeweiligen Einzelfall reagieren.