Firmenwagen-Kosten für Arbeitgeber: Mit diesem Aufwand müssen Sie rechnen

Ist der Firmenwagen eine sinnvolle Anschaffung für mich oder sollte das Auto lieber im Privatbesitz der Mitarbeiter bleiben? Das ist eine Frage, mit der sich viele Arbeitgeber beschäftigen. Speziell, wenn es um die Firmenwagen-Kosten für den Arbeitgeber geht, sollten Sie hier besonders genau Bescheid wissen.

In diesem Beitrag finden Sie die wichtigsten Entscheidungskriterien und Argumente, die Ihnen dabei helfen sollen, die richtige Wahl zu treffen. Außerdem stellen wir für Sie alle Kosten eines Firmenwagens für Arbeitgeber auf den Prüfstand.

Für eilige Leser. So hoch sind die Kosten für einen Firmenwagen für Arbeitgeber:

Die Kosten für einen Firmenwagen für den Arbeitgeber betragen durchschnittlich 400,- Euro pro Monat. Die Firmenwagen-Kosten können dabei über die Fahrzeugwahl und die Nutzung gesenkt oder angehoben werden. Kleinwagen kosten 150,- Euro, hochwertige Fahrzeuge 800,- Euro monatlich.

Diese Werte sind natürlich nur überschlagen, weil nicht nur das Fahrzeug selbst, sondern auch

• die Ausstattung des Firmenwagens,
• die exakte Nutzungsart des Dienstfahrzeugs
• und die Nutzung durch Ihre Mitarbeiter

eine entscheidende Rolle spielen.

Wann lohnt sich ein Firmenwagen für den Arbeitgeber?

Um diese Frage qualifiziert beantworten zu können, müssen Sie wissen, was ein geldwerter Vorteil ist. Darum dreht sich nämlich hinsichtlich der Besteuerung alles bei einem Firmenwagen. Dadurch, dass die Mitarbeiter einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommen und diesen nutzen können, entsteht ihnen ein solcher geldwerter Vorteil. Und diesen gilt es bei der privaten Nutzung zu versteuern.

Besonders komfortabel ist hier die 1-Prozent-Regelung. Sie lohnt sich gerade bei häufigerer privater Nutzung und sieht vor, dass ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil anzusehen und monatlich entsprechend zu versteuern ist. Die Mitarbeiter haben hier also keinen Aufwand. Um von dieser Regelung Gebrauch machen zu können, muss die private Nutzung aber mindestens 30 Prozent betragen.

Die 1-Prozent-Regelung ist übrigens auch dann vorteilhaft, wenn der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs sehr niedrig liegt. Entsprechend gering fällt dann die Besteuerung des geldwerten Vorteils aus.

Das Fahrtenbuch für die dienstliche Fahrt

Anders sieht es bei der Variante Fahrtenbuch aus. Fahren die Mitarbeiter nur wenig privat und können das anhand des Fahrtenbuchs genau nachweisen, fällt die Besteuerung gering aus. Das ist auch für das Unternehmen wertvoll, weil alle Fahrten genau aufgeführt und gut nachvollziehbar sind. So können private Fahrten einfach über die gefahrenen Kilometer ermittelt und entsprechend besteuert werden.

Der Nachteil ist aber der Aufwand für die Führung des Fahrtenbuchs. Das gilt es bei der Entscheidung zu berücksichtigen, ob Sie einen Firmenwagen bereitstellen möchten oder nicht.

Nutzen die Mitarbeiter bisher für ihre berufliche Aufgabenerfüllung ihr Privatfahrzeug, müssen Sie ihnen als Arbeitgeber die dabei entstehenden Kosten bezahlen. Hier ist es also eine Überlegung wert, gleich in einen Firmenwagen zu investieren, denn Kosten haben Sie in jedem Fall. Wie immer gilt, dass genaue Kalkulationen erforderlich sind, um hier zu einer qualifizierten Einschätzung gelangen zu können.

Die Bereitstellung eines Firmenwagens ist immer auch eine Anerkennung der Angestellten durch ihren Arbeitgeber. Es ist nicht zu unterschätzen, welche Wirkung das zum Beispiel auf die Erhöhung der Firmenbindung haben kann. Auch für potenzielle Bewerber ist es interessant zu wissen, dass ein Arbeitgeber Regelungen für die Bereitstellung von Firmenwagen getroffen hat. Das wirkt auf die Bewerber häufig attraktiv und hilft damit, sich Talente auf dem Markt zu sichern.

Für wen lohnt sich ein Firmenwagen nicht?

Der Firmenwagen lohnt sich zum Beispiel dann nicht, wenn die Kosten für Kraftstoff, die Versicherung und die Kfz-Steuer einfach zu hoch liegen. Das sind alles laufende Kosten für Ihren Betrieb. Die Anschaffung ist auch dann wenig sinnvoll, wenn Ihre Mitarbeiter das Fahrzeug im Beruf kaum oder gar nicht benötigen.

Tatsächlich lohnt sich ein Firmenwagen für viele Angestellte nicht. Das ist gerade dann der Fall, wenn der Aufwand für die Führung des Fahrtenbuchs zu hoch ausfällt. Viele Arbeitnehmer schrecken davor zurück, dieses Buch führen zu müssen und sehen den damit verbundenen Arbeitsaufwand als unnötige Belastung an. Statt den Arbeitnehmern etwas Gutes zu tun, bewirkt der Arbeitgeber mit der Anschaffung des Firmenwagens vielleicht sogar das Gegenteil.

Klar ist auch, dass mit der Anschaffung und der Verwaltung der Firmenwagen immer ein gewisser Aufwand verbunden ist. Das sollten Sie als Arbeitgeber berücksichtigen. Womöglich existieren Alternativen, um die gewünschte Mobilität des Mitarbeiters herzustellen, ohne dafür einen Firmenwagen anschaffen zu müssen.

Welche Vorteile hat ein Firmenwagen für den Arbeitgeber?

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass der Firmenwagen ein Vorteil ist, weil sich durch die private Nutzung durch die Arbeitnehmer für den Arbeitgeber geringere Lohnkosten ergeben. Das ist interessant für Arbeitgeber, deren Mitarbeiter geschäftlich ohnehin viele Fahrten unternehmen müssen und die dafür bisher ihr privates Fahrzeug einsetzen mussten. In diesem Fall könnte es tatsächlich sinnvoll sein, einfach einen Firmenwagen anzubieten. Wichtig ist, dass Sie die Privatfahrten erlauben, damit die Lohnkosten senken und auf diese Weise Steuern sparen.

Kaufen Sie Ihren Firmenwagen als Neuwagen, erhalten Sie die gezahlte Umsatzsteuer wieder zurück. Außerdem erhalten Sie vielfältige Möglichkeiten für die Abschreibung von Betriebsausgaben. Dazu gehören zum Beispiel die Anschaffungs- und die Unterhaltskosten.

Grundsätzlich ist ein Firmenwagen fast immer ein schmeichelhaftes Angebot für die Angestellten. Haben Sie bisher ohnehin die entstehenden Kosten für ein Privatfahrzeug erstatten müssen, das Ihre Angestellten als Dienstfahrzeug genutzt haben, ist der Firmenwagen eine interessante Option.

Diese Kosten entstehen dem Arbeitgeber bei einem Firmenwagen

Naturgemäß zahlt der Arbeitgeber die meisten Kosten bei einem Firmenwagen. Für den Arbeitnehmer fallen Kosten nur in Form der Versteuerung des geldwerten Vorteils an und eventuell für den Kraftstoff abhängig davon, was der Arbeitgeber hierfür geregelt hat. Ansonsten muss der Arbeitgeber alle anfallenden Kosten übernehmen. Und das sind bezüglich der Firmenwagen nicht wenige einzelne Posten. Diese sehen wir uns jetzt näher an.

1. Anschaffungskosten

Dieser Kostenpunkt liegt alleine beim Arbeitgeber. Er muss die Entscheidung treffen, welcher Kaufpreis für das Firmenfahrzeug angemessen ist. Hierbei spielt natürlich auch die Funktion des Fahrzeugs eine Rolle. Es muss geeignet und so ausgestattet sein, dass der Arbeitgeber damit seine beruflichen Aufgaben erfüllen kann. Gleichzeitig sollte es über genügend Komfort, Luxus und andere Vorzüge verfügen, um die Arbeitnehmer auch im Rahmen ihrer privaten Fahrten zufriedenzustellen.

2. Versicherung

Policen wie die KFZ-Versicherung zahlt der Arbeitgeber wiederum alleine. Arbeitnehmer sind daran nicht beteiligt. Durchaus hohe Prämien fallen zum Beispiel für die KFZ-Haftpflicht an. Das sollten Sie als Arbeitgeber mit einkalkulieren, wenn Sie einen Firmenwagen anschaffen möchten. Denn dadurch entstehen dauerhafte Mittelabflüsse.

3. Steuern

Die für das Fahrzeug anfallenden Steuern zahlt der Arbeitgeber. Dabei haben viele Faktoren Einfluss auf die Höhe der KFZ-Steuer. Dazu gehören der Tag der Erstzulassung, der Schadstoffausstoß und die Hubraumgröße. Von Letzterer lässt sich die Leistung des Fahrzeugs ableiten. Die Anschaffung umweltfreundlicher Fahrzeuge ist heute besonders lohnenswert, weil sich damit Steuern sparen lassen.

4. Werkstattkosten

Jedes Fahrzeug muss irgendwann einmal in die Werkstatt und das gilt auch und gerade für Firmenfahrzeuge. Denn durch die gleichzeitige berufliche und private Nutzung fällt die Kilometerleistung häufig besonders hoch aus und ein Verschleiß einzelner Teile stellt sich schneller ein. Außerdem fallen regelmäßig wiederkehrende Kosten für die Inspektionen an. Wieder gilt, dass der Arbeitgeber alle Kosten alleine trägt.

Betriebskosten

Die Betriebskosten sind beim Firmenfahrzeug vielfältig. Hier ist natürlich an erster Stelle der Kraftstoff zu nennen. Nutzen die Fahrer das Auto für geschäftliche Aufgaben, zahlt der Arbeitgeber den Kraftstoff. Arbeitnehmer zahlen für die privaten Fahrten.

Häufig ist es lohnenswert, hier mit eindeutigen Regelungen für klare Verhältnisse zu sorgen. Denkbar ist zum Beispiel eine Kilometerpauschale oder eine Regelung der Nutzungsentgelte über einen Monatsbeitrag für die Beschäftigten.

Es fallen aber noch weitere Betriebskosten an. Dazu gehört das Nachfüllen von Öl und alles, was für die Pflege des Fahrzeugs erforderlich ist. Auch hier sollten Sie klare Regelungen treffen.

Fazit der Vor- und Nachteile

Überlegen Sie sich genau, für welche Situationen Ihre Angestellten einen Dienstwagen brauchen. Gibt es viele Termine bei Kunden? Müssen Waren und Güter von A nach B transportiert werden? Dann lohnt sich ein Dienstwagen definitiv für einen besseren Workflow.

Ist dies nicht der Fall, dient der eigene Firmenwagen eher als Incentive für Ihre Angestellten. Da wäre auch eine Überlegung, ob wirklich alle Beschäftigten ein eigenes Dienstfahrzeug benötigen oder ob beispielsweise einige Poolfahrzeuge zur generellen Nutzung einen ähnlichen Effekt haben. Oder Diensträder bzw. E-Bikes.

Ansonsten gäbe es noch den simplen Tipp: Fragen Sie einfach bei uns nach. Sehr wahrscheinlich kommt man gemeinsam auf noch ganz andere Ideen beim firmeneigenen Mobilitätsmix.