Ein sorgfältiger Fuhrparkmanagement Software Vergleich ist der erste Schritt, um eine optimale Lösung für das interne Flottenmanagement zu finden. Es ist in der Tat nicht einfach, steigende Unternehmenskosten im Zaum zu halten und zugleich ein breites Aufgabenspektrum des Flottenmanagements zu meistern.
Neue Technologien können dabei helfen, den gesamten Prozess zu digitalisieren und dadurch den Workflow zu beschleunigen. Allerdings ist es wichtig, eine passende Softwarelösung zu finden.
Im folgenden Artikel möchten wir Ihnen zeigen, worauf es bei der Auswahl einer solchen Flottenmanagement Software für ein Unternehmen ankommt.
Inhalt dieses Artikels
Warum lohnt sich ein Fuhrparkmanagement Software Vergleich?
Ein effizientes Fuhrparkmanagement gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines Unternehmens, das über den Fuhrpark oder eine große Anzahl von Dienstfahrzeugen verfügt.
Es erfordert viel Zeit und Energie seitens der Mitarbeiter, ganz besonders dann, wenn das Fuhrparkmanagement manuell erfolgt.
Die Digitalisierung bietet neue Möglichkeiten für das Fuhrparkmanagement. Jene Unternehmen, die den gesamten Prozess vereinfachen und die Arbeit ihrer Flottenmanager erleichtern wollen, können eine Fuhrparksoftware einsetzen.
Sie bringt viele Vorteile mit sich, vorausgesetzt, dass sie auf individuelle Unternehmensbedürfnisse eng abgestimmt ist.
Aus diesem Grund ist es wichtig, verschiedene Fuhrparksoftwares miteinander zu vergleichen, um schließlich eine maßgeschneiderte Lösung für die eigene Fuhrparkleitung zu finden.
Diesbezüglich stellen sich folgende Fragen:
- Welche Funktionen einer Fuhrparksoftware benötigt ein Unternehmen?
- Welche Tätigkeiten im Rahmen von Fuhrparkmanagement will man stärker in den Mittelpunkt rücken, um das richtige Funktionieren des ganzen Unternehmens zu gewährleisten?
- Was kostet eigentlich eine Fuhrparksoftware?
- Bietet sie eine kostenlose Basisversion oder eine Testphase an, in der Kernfunktionen ausprobiert werden können?
Was muss eine aktuelle Fuhrparkmanagement Software können?
Eine Flottenmanagement-Software hat zum Ziel, den Fuhrpark eines Unternehmens umfassend zu verwalten. Sie dient ebenfalls dazu, im Außeneinsatz tätige Mitarbeiter weitgehend zu unterstützen.
Dabei sei erwähnt, dass Flottenmanagement-Softwares mit unterschiedlichen Funktionen ausgestattet sind und unterschiedliche Ausprägungen aufweisen können. Manche von denen legen den Fokus auf eine reibungslose Koordination und Kommunikation mit Fahrern, während andere die Fahrzeugverwaltung in den Vordergrund stellen.
Je nach individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens und Fuhrparkgröße gilt es daher eine passende Flottenmanagement-Software zu finden.
Relevante Funktionen im Fuhrparkmanagement umfassen:
Koordination und Kommunikation
Diese Funktion ist von Vorteil, wenn ein Unternehmen auf eine schnelle und einfache Kommunikation mit seinen Mitarbeitern im Außendienst setzt. Zu diesem Zweck wird ein integriertes Messaging-Tool eingesetzt.
Es erlaubt einem Unternehmen, mit seinen Fahrern jederzeit den Kontakt aufzunehmen und neue Aufträge bequem auf deren Fahrweg zu verteilen.
Fahrer können per mobiler App antworten und per File Sharing benötigte Dokumente erhalten.
Fahrzeug- und Fuhrparkverwaltung über eine digitale Fahrzeugakte
Dank dieser Funktion bekommt ein Unternehmen Zugriff auf digitale Fahrzeugakten jedes einzelnen Fahrzeugs, das sich im eigenen Fuhrpark befindet.
Darüber hinaus verschafft die Fahrzeug- und Fuhrparkverwaltung einen Überblick über verschiedene Dokumente und herausfordernde Situationen rund um Fahrzeuggebrauch.
So lassen sich beispielsweise abgeschlossene Leasing-Verträge, Nutzungsweise von Fahrzeugen, durchschnittlicher Benzinverbrauch sowie entstandene Fahrzeugschäden und Reparaturkosten sehr gut darstellen.
Optimierung von Routen durch Navigation und Routenplanung
Diese Funktion ähnelt einem modernen Navigationssystem, das sowohl online als auch offline zur Verfügung steht. Die Navigation und Routenplanung im Fuhrpark lohnt sich besonders dann, wenn ein Unternehmen seine Fahrer in Echtzeit zu den nächsten Aufträgen navigieren will.
Alle Aufträge und Routen werden hier über eine zentrale Stelle geplant und per GPS-Tracking (wie z.B. über Verizon Connect) fest im Blick behalten. Ein umfangreiches Kartenmaterial zeigt, wo sich jeder Fahrer gerade befindet.
Eine gute Flottenmanagement Software ermöglicht einem Unternehmen, wichtige Fuhrparkdaten zu erfassen und über eine gepflegte Datenbank auszuwerten.
Gleichzeitig stellt sie ein straffes Terminmanagement bereit, das für eine angemessene Auslastung des Fuhrparks sorgt. Deren Aufgabe besteht außerdem darin, die Forderung von Bußgeldern sowie Vertragsstrafen wegen Ausfall oder Verspätung zu verhindern.
Nicht zuletzt bildet auch das Kostenmanagement einen integralen Bestandteil einer guten Flottenmanagement-Software, wobei dessen Funktionsweise von Tool zu Tool variieren kann.
Für wen ist eine Software zur Verwaltung des Fuhrparks wichtig?
Jedes Unternehmen, das über den Fuhrpark oder eine große Anzahl von Dienstfahrzeugen verfügt, profitiert von optimalen Fuhrparkmanagement-Lösungen.
Hierzu gehören unter anderem:
Logistikunternehmen
Sie erbringen eine Reihe von logistischen Dienstleistungen für die verladende Wirtschaft. Aus diesem Grund müssen sie sich auf eine reibungslose Verwaltung ihrer Personen- und Lastkraftwagen verlassen können.
Schließlich sind sie auf deren Funktionalität und jederzeitige Einsatzbereitschaft angewiesen. Die Fahrzeug- und Fuhrparkverwaltung erlaubt Logistikunternehmen, über den Flottenzustand auf dem Laufenden zu bleiben und auf mögliche Ausfälle schnell zu reagieren.
So wissen sie beispielsweise, welche Leasing-Verträge bald auslaufen, wann einzelne Fahrzeuge zur Hauptuntersuchung gebracht werden müssen und welche Fahrzeuge sich zurzeit in Reparatur befinden.
Lieferunternehmen
Sie müssen sicherstellen, dass die bestellten Waren termingerecht an Endkunden geliefert werden. Die Navigation und Routenplanung können hier eine wertvolle Unterstützung sein, weil sie das GPS-Tracking und eine dynamische Auftragsverwaltung ermöglichen.
So können Lieferunternehmen den Fortschritt jeder Sendung online verfolgen und den Einsatz ihrer Außendienstmitarbeiter flexibel koordinieren. Die Navigation und Routenplanung sorgen für mehr Transparenz im gesamten Lieferprozess und verbessern den Service nachhaltig.
Sie schaffen auch neue Möglichkeiten zur Erschließung schnellerer Routen, was sich positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirken kann.
Reedereien und Häfen
Neben Logistik- und Lieferunternehmen können Fuhrparkmanagement-Lösungen auch für Reedereien und Häfen von Nutzen sein.
Sie managen keine Personen- oder Lastkraftwagen, sondern Schiffe und Wasserfahrzeuge. Dies ändert allerdings nichts an der Arbeitsweise der Flottenmanager.
Die Navigation und Routenplanung sind hier genauso wichtig wie in Logistik- und Lieferunternehmen. Zusätzlich zu klassischen Kernfunktionen empfiehlt es sich, in Reedereien und Häfen automatisierte Alarme und Warnhinweise einzusetzen, wenn Schiffe Grenzwerte überschreiten.
In einem solchen Fall kann ein sofortiger Kontakt mit der Schiffscrew aufgenommen werden.
Darüber hinaus kommen auch die großen Vermieter von Fahrzeugen an einer Flottenmanagement Software nicht vorbei.
Fuhrparkmanagement Software im Vergleich: So finden Sie den besten Anbieter
Die Angebotspalette im Bereich Fuhrparkmanagement Software ist nicht so umfangreich wie bei anderen IT-Lösungen.
Dies liegt vor allem daran, dass es sich um ein spezielles Gebiet handelt, das optimal skalierter Lösungen bedarf und spezifische Bedürfnisse der B2B-Kunden berücksichtigen muss. Obwohl es vergleichsweise nicht so viele Fuhrparkmanagement Softwares auf dem Markt zugänglich sind, bestehen gravierende Unterschiede zwischen den einzelnen Anbietern.
Aus diesem Grund ist es ratsam, Funktionalitäten und Eigenschaften von Softwares zu vergleichen, bevor die endgültige Kaufentscheidung auf der Unternehmensebene getroffen wird.
Es lässt sich nicht generell sagen, welcher Anbieter die beste Lösung für das interne Flottenmanagement liefert. Vieles hängt davon ab, welche Funktionen und Möglichkeiten ein Unternehmen benötigt, um seine Aufgaben vollständig und genau zu erfüllen.
Ein Wunsch nach hoher Effizienz und Effektivität bei gleichzeitiger Integration in andere Unternehmensbereiche ist hier besonders stark. Manche Unternehmen schätzen auch sehr, wenn sie eine Fuhrparkmanagement Software nicht nur online, sondern auch offline nutzen können.
Für andere wiederum ist ein umfassendes Reporting von fundamentaler Bedeutung, welches verlässliche Zukunftsprognosen erstellen lässt.
Der Funktionsumfang variiert je nach Anbieter. Die bereits oben dargestellten Koordination und Kommunikation, Fahrzeug- und Fuhrparkverwaltung sowie Navigation und Routenplanung sind wichtige Basisfunktionen, die sich großen Interesses erfreuen.
Gleichzeitig hat eine reibungslose Vertrags- und Rechnungsverwaltung hohe Priorität. Viele Logistik- und Lieferunternehmen, die eine maßgeschneiderte Fuhrparkmanagement Software einzusetzen planen, wählen auch:
Elektronisches Fahrtenbuch
Im Unterschied zu einem konventionellen Fahrtenbuch, das mit Hand geschrieben wird, ist ein elektronisches Fahrtenbuch weniger zeitaufwendig und fehleranfällig.
Diese digitale Lösung bietet einen genauen Überblick über die Fahrtenbücher aller in einem Unternehmen vorhandenen Dienstfahrzeuge. Des Weiteren dient die Fahrtenbuchfunktion zur umfassenden Dokumentation von Fahrern, Routen und Wegzeiten.
Sie gilt als rechtssicherer Nachweis bei Erklärungen gegenüber dem zuständigen Finanzamt und fungiert als Schnittstelle zur Buchhaltung, wo die erfassten Daten weiterverarbeitet werden.
Automatisches Reporting und Controlling
Beides erlaubt einem Unternehmen, aussagekräftige Berichte zu erstellen und entsprechende Schlussfolgerungen zu ziehen, die zur Ergreifung von Maßnahmen hilfreich sein können.
Alle Reports befinden sich in einem Management-Dashboard und sind jederzeit verfügbar. Die automatische Ausführung von Reports erfolgt per E-Mail zu individuell festgelegten Zeitintervallen.
Dies bedeutet nicht nur mehr Komfort, sondern auch eine bessere Konfiguration entsprechend der Bedürfnisse von Flottenmanagementteams.
Schadenmanagement und Schadenakten
Die Schadensabwicklung im Fall eines Fahrzeugunfalls erfordert viel Arbeit und kann unter Umständen kompliziert sein.
Deshalb wählen viele Unternehmen eine Software-Funktion, die den Schadenmanagementprozess wesentlich vereinfachen kann. Deren Vorteil besteht darin, dass schadensrelevante Informationen zentral erfasst werden und jederzeit zur Verfügung stehen.
Die elektronischen Schadenakten erlauben die Hinterlegung aller Dokumente, die bei der Schadensabwicklung gebraucht werden. Erwähnenswert sind auch das integrierte Analysewerkzeug sowie eine klare Reparatur-Übersicht.
Neben vielseitigen Funktionen und Einsatzmöglichkeiten sind für viele B2B-Kunden die Benutzerfreundlichkeit und ein positives Nutzererlebnis für die Auswahl einer Fuhrparkmanagement Software unabdingbar.
Diese kommen unter anderem durch eine einfache Bedienbarkeit des Programms und die Schnittstellenkompatibilität zum Ausdruck.
Eine einfache Bedienung ist vor allem durch eine unkomplizierte Benutzeroberfläche , die eine intuitive Nutzung des Programms ermöglicht.
Das Ergebnis ist ein schneller Workflow, der sich auf eine hohe Arbeitsproduktivität überträgt. Demgegenüber erlaubt die Schnittstellenkompatibilität eine flexible Integration einer Fuhrparkmanagement Software in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens.
Nicht zuletzt sind auch die Intensität und Art der Nutzung bei der Auswahl des Programms ausschlaggebend.
Viele B2B-Kunden überlegen bereits im Vorfeld, ob sie eine webbasierte oder lokale Software-Lösung für deren Flottenmanagement benötigen.
Eine Webanwendung lohnt sich besonders dann, wenn die Navigation und Routenplanung als Basisfunktionen erwünscht sind. Sie ist ebenfalls für die Fahrzeugortung mittels GPS empfehlenswert.
Eine lokale Software-Lösung ist hingegen für jene Unternehmen von Vorteil, die das Programm offline nutzen wollen.
Viele Flottenmanager, die vom Homeoffice aus arbeiten oder keinen permanenten Zugang zum Internet haben, profitieren stark von einer solchen Möglichkeit.
Wo geben die meisten Kunden einer Fuhrparksoftware im externen Vergleich Punktabzug bei den Bewertungen?
Eine Fuhrparksoftware muss gewisse Anforderungen erfüllen, um im Rahmen des digitalen Flottenmanagements verwendet werden zu können.
Ansonsten wird es schwierig, den gesamten Prozess zu vereinfachen und die gewünschte Flexibilität zu gewährleisten.
Im externen Vergleich disqualifizieren einige Aspekte oft eine Fuhrparksoftware in Augen der B2B-Kunden:
Keine Standardversion
Jedes Unternehmen, das über den Fuhrpark oder eine große Anzahl von Dienstfahrzeugen verfügt, freut sich über die Standardversion einer Fuhrparksoftware.
Diese sollte wichtige Basisfunktionen umfassen, die sich nach Bedarf oder in Folge der wirtschaftlichen Entwicklung eines Unternehmens erweitern lassen. Fehlt eine solche Standardversion, entscheidet sich ein Unternehmen meistens für ein anderes Produkt.
Bietet keinen vollständigen Überblick über die Flotte
Das A und O einer Fuhrparksoftware ist der vollständige Überblick über die gesamte Flotte. Eine einzige Plattform mit allen Dienstwagen, Poolfahrzeugen und Kurz- und Langzeit Mietwagen.
Nahezu alle Anbieter fokussieren sich aber nur auf den klassischen Dienstwagen und lassen alle anderen Fahrzeug außen vor.
Auf Fahrerseite werden häufig nur bestimmte Mitarbeiter von der Software erfasst, was wiederum dafür sorgt, dass Controlling und Reportings unkorrekt sein können.
Zu vollständige kostenlose Testversionen
Wie kann eine kostenlose Testversion „zu vollständig“ sein? Ganz einfach.
Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testversion an, mit der sich potenzielle Kunden von den einzelnen Tools überzeugen können.
Häufig ist diese Testversion aber auch mit unzähligen Funktionen versehen, die man als zahlender Kunde später dazu buchen muss. Möchte man alle Features der Software nutzen, kommt man da stellenweise auf relativ hohe monatliche Kosten.
Keine Transparenz in der Preisstruktur
Undeutlichkeiten und Zweideutigkeiten in Bezug auf Kosten für eine Fuhrparksoftware werden von B2B-Kunden nicht gern gesehen.
Jedes Unternehmen, das diese Lösung in seine bestehende IT-Infrastruktur einzubeziehen plant, will die exakte Preisstruktur kennenlernen und mit ähnlichen Produkten vergleichen können. Die mangelnde Transparenz stiftet Ungewissheit und verhindert Vertrauensbildung.
Zu wenige Funktionen
Es bedarf einer Reihe von Funktionen, um das Flottenmanagement digital zu gestalten und maßgeschneidert zu optimieren.
Je nach individuellen Bedürfnissen wählen B2B-Kunden unter anderem solche Funktionen wie Koordination und Kommunikation, Fuhrpark- und Fahrzeugverwaltung sowie Navigation und Routenplanung.
Fehlen diese in einer Fuhrparksoftware, ist es kaum möglich, das digitale Flottenmanagement in der Praxis umzusetzen.
Zahlreiche Funktionen aber schlechte Bedienbarkeit
Neben den benötigten Funktionen spielt auch die Bedienbarkeit eine wichtige Rolle. Lässt sich eine Fuhrparksoftware schlecht bedienen, verlangsamt sie den gesamten Prozess, anstatt diesen zu optimieren.
Eine schlechte Bedienbarkeit bremst die Mitarbeiter aus und wirkt auf sie demotivierend. Des Weiteren bringt sie die Arbeitsprozesse ins Stocken und macht die Aufgaben von Flottenmanagern schwierig.
Die Bedienbarkeit oder Usablity einer Softwareverwaltung für Fuhrparks gehört zu den besonderen Herausforderungen. Deshalb hat Mobexo spezielle UX-Designer im Boot, die unser App immer wieder verbessern.
Keine webbasierte Lösung
Die vollständige Kontrolle einzelner Fahrzeuge und der jeweiligen Fahrer ist das Ziel einer optimalen Softwarelösung.
Aber wer möchte schon auf seinen Desktop Rechner im Büro beschränkt sein, weil es nur eine lokal installierte Version gibt.
Gerade in Zeiten, in denen wir gelernt haben, dass das Büro überall sein kann, hilft eine webbasierte Software enorm.
Ohne Installation, ohne einen festen Rechner, ohne die Kosten von mobilen Anwendungen, verschafft Ihnen eine webbasierte Software jederzeit an jedem Ort den richtigen Überblick.
Optimal ist hier übrigens eine cloudbasierte Lösung.
Keine skalierbare Software
Aktuelle Fuhrparkmanagement-Software muss skalierbar sein und sich an die Ansprüche der Flotte anpassen können.
Bestenfalls geschieht diese Skalierbarkeit über eine modular aufgebaute Lösung, die neben der digitalen Fahrzeugakte auch das Schadenmanagement und die komplette Abrechnung der Flotte übernimmt, wenn Sie das brauchen.
Zu häufig durchgeführte Wartungsarbeiten
Fuhrparkmanagement-Software Lösungen müssen genauso gewartet werden, wie jeder andere Gebrauchsgegenstand auch. In der Regel finden Wartungsarbeiten eher in den Nachtstunden statt und behindern so nicht die Arbeit der Nutzer.
In einem externen Vergleich haben wir aber auch mehrere Anbieter gefunden, die ihre Wartungsarbeiten im laufenden Geschäftstag durchführen und dies sehr häufig.
Jede Wartung bedeutet, dass in dieser Zeit kein Fuhrparkleiter auf die Software und die Datenbanken zugreifen kann. Ein Hindernis, dass auf jeden Fall vermieden werden sollte.
Lohnt sich der Blick auf kostenlose Fuhrpark Software?
Neben den benötigten Funktionen und der Benutzerfreundlichkeit spielt auch der Kostenfaktor bei der Auswahl einer Fuhrparkmanagement Software eine wesentliche Rolle. Hier stellt sich die Frage, ob es sich lohnt, eine kostenlose Lösung in Anspruch zu nehmen.
Muss ein Unternehmen mit eventuellen Einschränkungen rechnen, wenn es sich für eine kostenlose Fuhrparkmanagement Software entscheidet?
Werden eventuelle Einschränkungen die korrekte Funktionsweise des Fuhrparks oder die Verwaltung von Dienstfahrzeugen beeinträchtigen?
Die folgenden Schritte helfen dabei, die richtige Entscheidung zu treffen:
Schritt 1: Benötigte unterschiedliche Funktionen definieren
Am Anfang des Entscheidungsfindungsprozesses gilt es zu überlegen, welche Funktionen ein Unternehmen braucht, um die korrekte Funktionsweise des eigenen Fuhrparks zu gewährleisten. Stellt eine kostenlose Fuhrparkmanagement Software die benötigten Funktionen zur Verfügung? Wenn die Antwort nein lautet, ist es ratsam, andere Lösungsmöglichkeiten zu bewerten und auszuwählen.
Schritt 2: Nutzungsbeschränkungen vergleichen
Es passiert oft, dass kostenlose Softwares jeder Art nur die Basisfunktionen beinhalten, während anspruchsvolle Funktionen erst nach dem Upgrade vorhanden sind. Die Beschränkungen beziehen sich auch auf die Datenspeichermenge und Nutzerzahl.
Die Fragen lauten daher: Können Flottenmanager mit den Basisfunktionen ihre Aufgaben gut erfüllen? Reichen die kostenlose Datenspeichermenge und Nutzerzahl aus?
Schritt 3: Kosten für das Upgrade berechnen
Findet ein Unternehmen heraus, dass es kostenpflichtige Funktionen benötigt, um den Fuhrpark flexibler zu managen, muss es zusätzliche Aufwendungen berechnen. Überschreitet der Upgrade-Plan das vorhandene Budget für eine Fuhrparkmanagement Software, ist es besser, zu einem anderen Produkt zu greifen.
Man sollte auch sicherstellen, dass der Upgrade-Plan alle benötigten Funktionen umfasst.
Schritt 4: Nicht nur auf den zufriedenen Kunden achten. Nutzerrezensionen lesen und testen
Die Erfahrungsberichte von echten Nutzern geben einen tieferen Einblick in die tatsächliche Funktionsweise und Funktionsprobleme einer kostenlosen Fuhrparkmanagement Software.
Bietet eine IT-Lösung die Test- oder Freemium-Version an, lohnt es sich, diese auszuprobieren, bevor man die endgültige Entscheidung über den Einkauf trifft. Nur dann ist es möglich, sich ein Bild von der getesteten Fuhrparkmanagement Software zu machen.
Gerade das Feedback von unzufriedenen Kunden sollten Sie genauer unter die Lupe nehmen. Beklagen sich alle negativen Rezensionen über die gleichen Mängel?
Dann sollten Sie für sich hinterfragen, ob Sie mit diesen Mängeln zurecht kommen.
Vor- und Nachteile einer kostenlosen Lösung
Generell lässt sich sagen, dass eine kostenlose Fuhrparkmanagement Software ihren Fokus auf wichtige Basisfunktionen legt, die nach dem Upgrade entsprechend erweitert werden können. Möglicherweise bietet sie ebenfalls eine geringere Datenspeichermenge und Nutzerzahl, die vorwiegend auf Bedürfnisse kleiner Unternehmen ausgerichtet sind.
Die Entscheidung über eine kostenlose Fuhrparkmanagement Software hängt von individuellen Unternehmensbedürfnissen ab.
Es lohnt sich auf jeden Fall, einen genaueren Blick in deren Test- oder Freemium-Version zu werfen. Die eigenen Benutzererfahrungen zeigen, ob eine kostenlose Fuhrparkmanagement Software ihre Aufgaben erfüllt und in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden sollte.
