Die Fuhrparkverwaltung müssen Sie heute nicht mehr zwingend selbst erledigen. Längst haben sich Angebote am Markt etabliert, die Ihnen diese Aufgabe abnehmen. Damit stellt sich die Frage, welche konkreten Vorteile mit der Auslagerung verbunden sind, woraus sich die Fuhrparkverwaltung überhaupt zusammensetzt und welche Alternativen zum Outsourcing bestehen.

Warum das Auslagern der Fuhrparkverwaltung sinnvoll ist

Nicht jeder Betrieb verfügt über die personellen Ressourcen, die Technologie und das Wissen, die Fuhrparkverwaltung in Eigenregie zu bewältigen. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, die Aufgabe auszulagern. Wir haben uns angesehen, welche Argumente für das Fuhrparkmanagement Outsourcing sprechen und in welchen Situationen die Auslagerung auch für Ihr Unternehmen sinnvoll sein könnte.

1. Effizienz

Einer der wichtigsten Vorteile der Auslagerung betrifft die Steigerung der Effizienz. Sind Ihre Mitarbeiter von der Aufgabe der Fuhrparkverwaltung entlastet, können sie sich verstärkt auf ihre Kernanliegen konzentrieren. Denn häufig lenkt das Fuhrparkmanagement von den Aufgaben ab, für die Sie Ihre Mitarbeiter eigentlich eingestellt haben. Die Fokussierung ist hier das Schlüsselwort.

Umgekehrt nehmen Sie Effizienzverluste in Kauf, wenn der zuständige Mitarbeiter die Fuhrparkverwaltung bislang nebenher erledigt. Zudem ist es nicht zu erwarten, dass einer oder wenige Mitarbeiter alle Spezialisierungen abdecken können, die im Zusammenhang mit dem Fuhrparkmanagement wichtig sind. Aus diesem einfachen Grund führt das Outsourcing fast immer zu einem Effizienzgewinn.

2. Optimierung

Das Fuhrparkmanagement ist heute eine Aufgabe mit hoher Komplexität und vielen Teilbereichen. Der Mitarbeiter muss zum Beispiel die folgenden Aspekte jederzeit im Blick haben:

Leasingverträge mit ihren jeweiligen Laufzeiten
Anstehende Reparaturen
Koordination der Einsatzpläne für die Mitarbeiter
Lebenszyklus der Fahrzeuge

Viele Fuhrparkmanager sind mit dieser Vielfalt an Aufgaben schnell überlastet und finden nicht mehr in jedem Teilbereich zu den besten Lösungen. In Hinblick auf die Kontrolle, Planung und Steuerung des Fuhrparks bestehen daher in vielen Betrieben immense Optimierungspotenziale.

Die Auslagerung ist eine Möglichkeit, diese Potenziale zu heben und sich mit seinem Fuhrpark besser aufzustellen. Das gilt in Hinblick auf die effiziente Organisation, die Rechtssicherheit und die Minimierung der Kosten.

3. Automatisierung

Viele Aufgaben in der Fuhrparkverwaltung lassen sich heute automatisieren. Dazu ist es allerdings erforderlich, alle Daten und Prozesse in einem gemeinsamen System zu vernetzen. Wenn das mit den intern zur Verfügung stehenden Ressourcen nicht gelingt oder der Aufbau eines solchen Systems sich als zu komplex erweist, kann die Auslagerung der Aufgabe für Ihr Unternehmen sinnvoll sein.

Gerade regelmäßig wiederkehrende Aufgaben eignen sich für die Automatisierung. Dazu gehören zum Beispiel die Führerscheinkontrollen und die Fahrzeuginspektion. Das System kann den Nutzer automatisch an Aufgaben und Fristen erinnern. Prinzipiell lassen sich Benachrichtigungen für beliebige Aufgaben einstellen. Diese Automatisierungen entlasten nicht nur, sondern tragen zur Reduktion der Fehleranfälligkeit des gesamten Prozesses bei.

Woraus besteht die Fuhrparkverwaltung?

Die Fuhrparkverwaltung setzt sich aus einer Reihe von Teilaufgaben zusammen. Wenn Sie Ihr Fuhrparkmanagement auslagern möchten, müssen alle diese Bereiche durch die neue Lösung abgedeckt sein. Wir sehen uns die wichtigen Bestandteile der Fuhrparkverwaltung an, damit Sie einen besseren Überblick erhalten.

1. Fuhrparkkosten: Kostenmanagement

Eine der wichtigsten Aufgaben des Fuhrparkmanagers besteht darin, die Kosten im Rahmen zu halten. Die Bereitstellung der Fahrzeuge soll keine höheren Kosten verursachen als unbedingt notwendig. Daher nimmt das Kostenmanagement eine zentrale Stellung ein.

Die Kosten setzen sich aus einer Vielzahl von Komponenten zusammen. Zu nennen sind die Beschaffung der Fahrzeuge, deren Betrieb und natürlich die regelmäßige Wartung. Hinzu kommen eventuell Reparaturen, die gerade bei älteren Fahrzeugen häufig unvermeidlich sind. Lagern Sie diese Aufgaben aus, muss sich der Dienstleister um alle diese Aspekte kümmern.

Automatisierungen können gerade in diesem Bereich helfen, zu hohe Treibstoffrechnungen oder gar Tankbetrug zu vermeiden. Auch eine Optimierung der Routen ist nützlich, um die direkten Kosten für den Treibstoffverbrauch und die indirekten Kosten für den Verschleiß zu minimieren.

2. Digitales Fahrtenbuch

Ein digitales oder elektronisches Fahrtenbuch hilft bei der Aufzeichnung der durchgeführten Fahrten. Zu den erfassten Daten gehören die gefahrenen Wegstrecken, Informationen zu den Fahrern, das Ziel der Fahrt und deren Anlass. Diese Informationen sind häufig nicht nur für den Betrieb selbst und die Planung, sondern auch für das Finanzamt relevant.

Der wesentliche Vorteil der digitalen Fahrtenbücher liegt in der Reduktion des Schreibaufwands. Statt Papierformulare auszufüllen, erfolgen alle Dateneingaben zum Beispiel direkt in eine App. Das minimiert den Aufwand und vermeidet die Entstehung von Fehlern.

3. Führerscheinkontrolle

Zur Führerscheinkontrolle sind alle Unternehmen verpflichtet, die ihren Mitarbeitern Firmenwagen zur Verfügung stellen. Für die Durchführung stehen mit der manuellen und der elektronischen Führerscheinkontrolle zwei Methoden zur Auswahl.

Die Durchführung der Führerscheinkontrolle gehört zu den Aufgaben des Fuhrparkverwalters. Grundsätzlich ist er dafür verantwortlich, die gesetzlichen Anforderungen an das Fuhrparkmanagement zu überwachen. Dazu gehört auch die Einhaltung der UVV-Auflagen.

Das erforderliche Wissen dafür müssen sich die Mitarbeiter aber häufig erst aneignen. Dafür nutzen sie zum Beispiel Fort- und Weiterbildungsangebote, die Zeit in Anspruch nehmen und ebenfalls Kosten verursachen. Eine digitale, elektronische Führerscheinkontrolle vereinfacht die dazugehörigen Prozess erheblich.

4. Digitale Fahrzeugakte

Mit der Größe des Fuhrparks steigt auch die Zahl der mit den Fahrzeugen zusammenhängenden Dokumente schnell an. Dazu gehören zum Beispiel die Kauf- und Leasingverträge, Tank- und Werkstattrechnungen, Gutachten, TÜV-Berichte und viele weitere. Die digitale Fahrzeugakte hilft dabei, hier den Überblick zu behalten.

In der digitalen Fahrzeugakte sind alle Dokumente zu einem Fahrzeug an einem Ort zusammengefasst. Damit lässt sich ein intelligentes Dokumentenmanagement leichter umsetzen und Sie erhalten schnelleren Zugriff auf die Stammdaten.

5. Verwaltung von Poolfahrzeugen

Die Verwaltung von Poolfahrzeugen gehört ebenfalls zu den typischen Aufgaben der Fuhrparkverwaltung. Der Manager muss zum Beispiel im Blick behalten, ob mehrere Personen ein Poolfahrzeug nutzen. Anders als beim klassischen Dienstwagen findet hier keine Bindung an einen bestimmten Mitarbeiter statt. Und das verkompliziert die Verwaltung beim Corporate Carsharing Modell.

6. Schadenmanagement

Das Schadenmanagement gehört zu den Kernaufgaben in der Fuhrparkverwaltung. Die Teilaufgaben sind vielfältig und reichen von der Aufnahme der Schäden bis hin zur Abwicklung mit dem Versicherer. Es handelt sich um einen der aufwendigsten Prozesse, dessen Auslagerung daher viel Einsparpotenzial bietet.

Einsatz einer Fuhrparkmanagement-Software zur Fahrzeugverwaltung

Mit einer Software für das Fuhrparkmanagement nutzt Ihr Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung für die Bewältigung der Fahrzeugverwaltung. Die Fuhrparkmanagement Software führt alle Daten zusammen, die in Zusammenhang mit den Fahrzeugen wichtig sind und hilft bei deren Verwaltung und Auswertung. Damit lassen sich viele Prozesse automatisieren sowie effizienter und günstiger gestalten.

Häufig führt der Einsatz einer solchen Software zu einer höheren Transparenz und macht damit die Entstehung von Kosten durch die Nutzung von Fahrzeugen in der Flotte nachvollziehbar. Dadurch fällt es leichter, Einsparungen zu erzielen.

Weiterhin kann der Fuhrparkmanager viele Aufgaben an die Software abgeben bzw. Automatisierungen nutzen, um Zeitressourcen einzusparen. Das gelingt, ohne dafür auf einen externen Dienstleister zurückzugreifen, der laufende Kosten verursacht.

Die Software bietet einen Überblick über die Fahrzeuge und deren Nutzung und Betriebskosten in Echtzeit. Der Manager sieht auch, wo sich die Kilometerstände befinden und wie hoch die verursachten Emissionen sind. Letzteres ist wichtig in Hinblick auf eine nachhaltige Steuerung der Flotte. Häufig bietet die Software auch Zugang zu einer Plattform, auf der andere Fuhrparkexperten ihr Wissen teilen.

Wer eine Fuhrparkmanagement-Software einsetzt, behält die Kontrolle über seine Fahrzeugverwaltung. Statt die Aufgabe auszulagern, verbleibt diese im Unternehmen. Die Software führt trotzdem zu Erleichterungen und kann viele Prozesse mit geringerem Aufwand gestalten. Auch die Abstimmung mit einem externen Dienstleister entfällt. Die Fuhrparkmanagement-Software ist damit eine Alternative zur Auslagerung dieser wichtigen Aufgabe.