Fuhrpark Controlling: Überwachen und senken von Flottenkosten

Fuhrpark Controlling

Das Fuhrpark-Controlling stellt eine der Kernaufgaben innerhalb des Flottenmanagements dar. Schließlich muss jedes wirtschaftliche, deutsche Unternehmen seine Kosten im Griff haben, um auf dem Markt bestehen zu können.

Die Aufgaben innerhalb des Unternehmens können durchaus sehr vielfältig ausfallen. Das Controlling erhält sämtliche Zahlen aus dem laufenden Betrieb und stellt damit ein Reporting zusammen. Dabei werden die Daten jedes einzelnen Fahrzeugs ausgewertet und ein transparentes Gesamtbild erzeugt.

In diesem Blogeintrag klären wir die wichtigsten Fragen und geben ein paar konstruktive Denkanstöße.

Was ist Fuhrpark Controlling?

Die Bezeichnung »Controlling« leitet sich vom Lenken, Steuern und Planen aller Geschäftsbereiche im Rechnungswesen ab. In diesem Sinne werden im Fuhrpark Controlling alle Informationen und Daten zusammengeführt, sodass entsprechende Kennzahlen definiert werden können.

Das daraus abgeleitete Reporting stellt eine Entscheidungsgrundlage für diverse Geschäftsaktivitäten dar. Ein explizites Controlling des Fuhrparks sollte jedes Unternehmen im Einsatz haben, welches über eine eigene Flotte verfügt.

Was sind die Aufgaben des Fuhrpark Controllings?

Das Controlling hat Zugriff auf jegliche Daten der Fahrzeuge, Fahrer sowie der Strecken. Mittels Reportings ist es die Aufgabe des Controllings, einen Maßnahmenplan zur Kosteneinsparung zu erstellen. Welches Fahrzeug verursacht welche Kosten? Wie alt sind die Fahrzeuge im Durchschnitt? Was sind die häufigsten Strecken, welche mit der Flotte befahren werden? All diese Fragen müssen von den Controllern per Mausklick umgehend beantwortet werden können, sollte die Geschäftsführung je einmal danach fragen.

Die Funktion des Fuhrpark-Controllings geht weit über die genannten Fuhrparkmanagement Aufgaben hinaus. Das Controlling muss den Bedarf an Fahrzeugen frühzeitig erkennen können. Die aktuelle Auslastung sowie das Alter der eingesetzten Modelle werden laufend überwacht, um eine effiziente Neubeschaffung zu ermöglichen.

Die Aufgaben des Fuhrpark Controllings

Der Kostenvergleich ist die Quintessenz des Fuhrpark-Controllings. Es hat dabei die Gesamtkosten im Fokus und prüft nicht nur die Anschaffungskosten. Abschreibung, Finanzierung sowie laufende Betriebskosten rücken in den Mittelpunkt. Entsprechend werden Maßnahmen abgeleitet, die diese Kosten massiv senken. Dementsprechend lassen sich auch die Kosten eines Firmenwagens für den Arbeitgeber transparent darstellen.

Selbst beim Verkauf hat das Fuhrpark-Controlling mitzureden. 

1. Wirtschaftlichkeit erhöhen

Aus den gesammelten Daten resultierend, ist es eine der wichtigsten Aufgaben des Controllings, die Wirtschaftlichkeit zu erhöhen. Alle Zu- und Abgänge müssen akribisch geprüft werden. Das Fuhrpark-Controlling kümmert sich um die Bilanzierung und damit den wichtigsten Kostenfaktor.

Die bilanzielle Abschreibung stellt den aktuellen Wertverlust dar, was bei einer großen Flotte ein wichtiger Punkt ist. Für die Geschäftsführung ist es definitiv von Interesse, mit welchen Wertminderungen das Unternehmen momentan zu rechnen hat.

Umgekehrt beeinflusst die bilanzielle Abschreibung die Preiskalkulation der Fahrten. Ein neu angeschafftes Fahrzeug besitzt einen höheren Stundensatz, als ein längst abgeschriebener Transporter. Fuhrpark-Controller prüfen regelmäßig, ob mit den eingesetzten Fahrzeugen und Modellen tatsächlich Gewinn geschrieben wird.

2. Kosten senken

Verursachen gewisse Fahrzeuge zu hohe Kosten, so müssen sie ausgemustert werden. Werden Strecken oft gefahren, kann geprüft werden, ob es bessere Wege gibt, die die Fahrzeit verkürzen. In jedem Fall gilt es die Kosten auf ein Minimum zu senken, sodass das Unternehmen wirtschaftlich arbeiten kann.

Bei einer Neuanschaffung hat das Controlling die Aufgabe, die Kosten ganz genau unter die Lupe zu nehmen. Die Gesamtkosten beim Kauf spielen nämlich eine entscheidende Rolle. Sämtliche Maßnahmen zur Senkung der Kosten des Unternehmens sichern die Wettbewerbsfähigkeit und damit letztendlich das Überleben des Betriebs.

Selbst bei den Personalkosten hat das Controlling ein Wörtchen mitzureden. Immerhin wird die Auslastung der Fahrzeuge durch das Fuhrparkcontrolling laufend überwacht, was direkte Folgen für die Anzahl der Fahrer und damit den Personalstand hat.

3. Finanzierung optimieren

Die Beschaffung der Fahrzeuge obliegt ebenso dem Fuhrparkmanagement. Auch wenn das Fuhrparkcontrolling vielleicht nicht bei der Verhandlung und Auftragsvergabe involviert ist, so übernimmt es eine wichtige Aufgabe im Arbeitskreis. Es sorgt dafür, dass ausreichend Cashflow vorhanden ist, um die nötigen Fahrzeuge für die Flotte beschaffen zu können.

Finanzierung der Flotte optimieren
Finanzierung der Flotte optimieren

Des Öfteren ist dabei eine Fremdfinanzierung erforderlich. Im Fuhrparkcontrolling werden Angebote verglichen und Finanzierungen zusammengelegt, um Zinsen, Cashflow sowie Kosten gesamtheitlich zu optimieren.Auch die Entscheidung, ob überhaupt Fahrzeuge neu angeschafft werden, wird vom Controlling getragen.

Unter dem Aspekt des Fahrzeugbestands wird das Alter, die Auslastung und die Standzeit der einzelnen Fahrzeuge ermittelt. Selbst der Personalstand wird vom Fuhrparkcontrolling erhoben und etwaige Kosten werden ermittelt. Aufgrund dieser soliden Basis werden grundlegende Entscheidungen herbeigeführt, ob und in welcher Anzahl neue Autos beschafft werden.

4. Organisation des Fuhrparks

Das Fuhrparkcontrolling fungiert als eine Art Leitstelle innerhalb des Fuhrparkmanagements. Es übernimmt daher oftmals auch die gesamte Organisation des Fuhrparks und alles, was darunter verstanden wird.

Im übergeordneten Sinne definiert das Fuhrparkcontrolling Arbeitsweisen, von denen Schicht- und Dienstpläne, Fahrstrecken sowie andere Regelabläufe abgeleitet werden.

Die gesamte Flotte wird durch das Controlling geregelt und gesteuert. Eine enge Zusammenarbeit mit dem restlichen Team des Flottenmanagements ist dabei unvermeidbar. Tägliche Abstimmungen mit der Personalabteilung, der Disposition sowie dem Fuhrparkleiter sind üblich.

Ziele des Fuhrpark Controllings

Die Ziele des Fuhrparkcontrollings sind von Effizienz und Effektivität geprägt. Das oberste Ziel ist es, alle Fahrzeuge der Flotte effizient und gewinnbringend einzusetzen. Stellt ein Fahrzeug der Flotte keine Wirtschaftlichkeit mehr her, muss es entsprechend ausgemustert werden.

Handelt es sich dabei um ein neues Fahrzeug, dann muss eine Ursachenanalyse betrieben und damit einhergehend eine Abstellmaßnahme gefunden werden. Zum Ende der Laufzeit eines Fahrzeugs gibt es das Ziel dieses möglichst werterhaltend zu verkaufen. Auch dies ist ein definiertes Ziel des Fuhrparkcontrollings.

Für die Zieldefinition werden Kennzahlen verwendet. Diese kommen aus zusammengeführten Daten des Controllings. Mögliche Kennzahlen sind äußerst vielseitig:

  1. Laufleistung der Fahrzeuge
  2. Standzeiten der Modelle und damit verbundene Stillstandskosten
  3. Kraftstoffverbrauch und Spritpreise
  4. Reparaturkosten
  5. Wartung, Instandhaltung und Verschleißteile
  6. Förderkapazitäten der Fahrzeuge
Analyse im Rahmen des Fuhrpark Controlling

Das Fuhrparkcontrolling setzt es sich zum Ziel, diese Kennzahlen zusammenzuführen und auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Abgeleitete Maßnahmen werden vom Controlling regelmäßig überwacht. Ein direktes Reporting an die Geschäftsleitung ist unverzichtbar.

Wie kann eine Fuhrparkmanagement Software bei Controlling und Reporting helfen?

Die umfassenden Aufgaben des Fuhrpark Controllings sind ohne eine passende Software kaum zu bewerkstelligen. Ohne ein solches System ist es schwer möglich den Überblick zu behalten und eine transparente Ausgangslage zu erzeugen.

Dies wiederum führt zu falschen Entscheidungen der Geschäftsführung. Eine Fuhrparkmanagement Software erleichtert den Fuhrparkcontrollern das Leben enorm. Per einfachem Mausklick haben Sie sämtliche Daten parat, die Sie entsprechende Entscheidungen treffen lassen.

Ein gut entwickeltes Unternehmen mit klaren Strukturen setzt definitiv auf eine solche Software für das Fuhrpark-Reporting. Eine Fuhrparkmanagement Software bringt Vorteile in vielerlei Hinsicht. Erst durch diese Möglichkeit sind Sie im Begriff eine automatisierte Lösung anzuwenden, um das unternehmensinterne Fuhrparkcontrolling durchzuführen.

Als Schnittstelle zwischen Fahrern, Fahrzeugen, Lieferanten und Kunden stellt das Fuhrparkcontrolling eine zentrale Anlaufstelle dar. Planung und Optimierung der Personal-, Fahrzeug-, Anschaffungs- und Betriebskosten der Flotte werden effizient und effektiv zugleich durch das Fuhrpark Controlling veranlasst.

Fazit

Die eigene Flotte kann unversehens zum massiven Kostenfaktor innerhalb des eigenen Unternehmens werden, wenn man die einzelnen Bestandteile des Managements im Controlling nicht sinnvoll miteinander verknüpft.

Gerade für die TCO-Reports ist es essenziell, einen genauen Überblick über die einzelnen Fuhrparkkosten zu haben, sonst entgehen der Fuhrparkverwaltung Möglichkeiten, um unnötige Kosten einzusparen.

Statistische Ausreißer können, gerade bei größeren Flotten, schneller untergehen als gedacht, denn der Teufel steckt bekanntlich im Detail.