Fuhrpark Outsourcing: Wie sehr lohnt sich das Auslagern im Flottenmanagement?

Das Fuhrpark Outsourcing ist eine häufige Praxis. Dies liegt vor allem daran, dass die eigene Fahrzeugflotte für ein Unternehmen einen wesentlichen Kostenfaktor darstellen kann. Auch das interne Fuhrparkmanagement erweist sich oft als aufwendig und kostenintensiv.

Fuhrpark Outsourcing bietet sich als optimale Lösung an, indem es das Budget entlassen kann und die Fokussierung auf das eigene Kerngeschäft erleichtert.

Dieser Beitrag liefert eine Einführung in das Thema Outsourcing und nennt wichtige Aspekte, die bei der Auslagerung des verwalteten Fuhrparks streng zu berücksichtigen sind.

Was bezeichnet man als Fuhrpark Outsourcing?

Der Begriff »Outsourcing« kommt aus dem Englischen und lässt sich mit »Auslagerung« übersetzen. In der Unternehmenswelt bedeutet das Outsourcing die Auslagerung von Aufgaben eines Unternehmens an einen externen Dienstleister.

Dabei können die ausgelagerten Aufgaben unterschiedlicher Natur sein. Bekannt ist das Outsourcing von gesamten Unternehmensbereichen, Prozessen, Teilbereichen und einzelnen Leistungen. Die Auslagerung von einzelnen, sachlich zusammenhängenden Bereichen versteht sich als selektives Outsourcing.

Für das Fuhrpark Outsourcing gibt es verschiedene Motivationsfaktoren. Es lässt sich sagen, dass das Einsparpotenzial primär die Entscheidung über die Auslagerung beeinflusst. Ein wichtiger Grund für das Fuhrpark Outsourcing kann unter anderem auch in der Qualitätsoptimierung, etwa im Kundenservice, gesehen werden. 

Was lässt sich überhaupt auslagern?

Das Fuhrpark Outsourcing kann verschiedene Facetten haben: Das Unternehmen kann einerseits das gesamte Fuhrparkmanagement auslagern, um sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren.

Andererseits ist es möglich, einige der Fuhrpark Bereiche (beispielsweise Bestellprozess, Nutzerkommunikation oder Schadenmanagement) auszulagern mit dem Ziel, die Mitarbeiter in ihrem Tagesgeschäft zu entlasten.

Ferner können externe Dienstleister neben der Verwaltung von Fahrzeugen auch die Zuteilung von Fahrzeugen kompetent übernehmen. 

Für wen ist das Outsourcing des Flottenmanagements interessant?

Die Entscheidung für das Outsourcing des Fuhrparks hängt von vielen Faktoren ab. Mangelndes Know how, schneller Service mit 24/7-Erreichbarkeit, optimale Preisstruktur sowie garantierte Ersatzmobilität können die antreibende Motivation hinter dem Outsourcing sein.

Auch der Wunsch nach Entlastung der eigenen Mitarbeiter und Fokussierung auf Kernaufgaben können nicht nur bei größeren Flotten motivierend wirken. Für kleinere Fuhrparks stellt das Fuhrparkmanagement eine komplexe Aufgabe dar, die ein externer Dienstleister kompetent erfüllen kann. 

Dabei ist das Auslagern von Aufgaben schon lange kein Neuland mehr und in der IT-Branche Gang und Gäbe, wie eine Auswertung von Statista aus dem Jahr 2019 zeigt.

Vor- und Nachteile des Auslagerns von Fuhrparkaufgaben

Das Outsourcing des Fuhrparks bringt Vor- und Nachteile mit sich, die es zu berücksichtigen gilt. Es lohnt sich, im Vorfeld der Entscheidung eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse zu erstellen, um daraus entsprechende Rückschlüsse ziehen zu können.

Bei größeren Flotten ist oft ein deutliches Sparpotenzial für die Entscheidung über das Auslagern ausschlaggebend. Kleinere Fuhrparks erhoffen sich vor allem bessere Konditionen im Einkauf, die Ersparnisse zur Folge haben können.

Es sind auch andere Aspekte in Betracht zu ziehen, auf die nun näher eingegangen wird:

Vorteile von Outsourcing:

• Technisches Know-how und Marktwissen: Ein externer, auf Fuhrparkmanagement spezialisierter Dienstleister verfügt in der Regel über ein fachliches Know how und eine langjährige Markterfahrung. Diese können im auftraggebenden Unternehmen fehlen.
  
• Innovationsstärke: Eine hohe Intensität der Mengenbearbeitung führt zu einer Optimierung relevanter Leistungsprozesse und des Gesamtergebnisses. Gleichzeitig kann sie neue Verfahrensweisen und Ideen zur Arbeitsgestaltung hervorbringen.
  
• Effizienzsteigerung: Dank des Outsourcings können sich die zuständigen Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Das Resultat ist die Effizienzsteigerung interner Arbeitsabläufe, die sich positiv auf die Mitarbeitermotivation auswirken kann.

• Kosteneinsparungen: Diese betreffen sowohl die IT-Ausrüstung für ein modernes digitales Fuhrparkmanagement als auch die Schulung von Mitarbeitern. Des Weiteren ergeben sich Kosteneinsparungen aus der steuerlichen Absetzbarkeit des beauftragten Leistungspakets.
  
• Skaleneffekte im Einkauf: Durch die Mengenbündelung lassen sich bessere Konditionen erzielen. Eine starke Verhandlungsposition eines externen Dienstleisters gegenüber Lieferanten verschafft Vorteile, die sich unter anderem aus kalkulierbaren Kosten ergeben.
  
• Servicequalität und Risikominimierung: Das Outsourcing erlaubt es, den bestmöglichen Service sowohl für Flottenfahrer als auch für geschädigte Personen sicherzustellen. Die (digitale) 24-Stunden-Erreichbarkeit ist von vielen Kunden erwünscht. Ein gutes Schadenmanagement liefert Sicherheit und reibungslose Abläufe.

Nachteile von Outsourcing:

• Finanzieller Aufwand: Durch die Beauftragung eines externen Dienstleisters entstehen Kosten, die bestenfalls die qualitativen Vorteile des Outsourcings nicht überschreiten sollten. Es passiert, dass Unternehmen höhere Kosten in Kauf nehmen, wenn sie das Fuhrparkmanagement nicht intern erledigen wollen.
  
• Organisatorischer Mehraufwand: Die Integration neuer Prozesse in die bestehenden Organisationsstrukturen ist ein technisch komplexes und zeitaufwendiges Vorhaben. Die Auslagerung von Aufgaben an einen Dienstleister bedeutet auch, dass die betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig informiert und vorbereitet werden müssen.
  
• Know-how-Verlust: Oft verfügt das auftraggebende Unternehmen über eine kleinere Wissensbasis als professioneller, auf Fuhrparkmanagement spezialisierter Dienstleister. Dennoch kann das Outsourcing zum Kontrollverlust führen, der unter Umständen den Weg zurück in die Eigenverwaltung erschweren kann. Siehe dazu:
  
• Abhängigkeit vom Dienstleister: Neben einem potenziellen Wissensverlust kann die Auslagerung von Fuhrpark Aufgaben auch zum Flexibilitätsverlust führen. So kann das auftraggebende Unternehmen schwer auf geänderte Gegebenheiten reagieren sowie für das Unternehmen günstige Entscheidungen treffen.

• Auftretende Unklarheiten: Es geschieht nicht selten, dass trotz eines vereinbarten Geschäftsvertrags immer noch Unklarheiten in Bezug auf die endgültige Verantwortung bestehen. An dieser Stelle sei erwähnt, dass sich externe Dienstleister gern durch die Risikorückdelegation (etwa in Form von Halterhaftung) absichern.
  
• Wenig Kontrolle über die Leistungsqualität: Es gilt regelmäßig zu überprüfen, ob ein externer Dienstleister die beauftragten Fuhrpark Aufgaben zufriedenstellend erfüllt. Manchmal fehlt die laufende Weiterentwicklung auf Dienstleisterseite. Die Qualifikation seiner Mitarbeiter sollte daher belegbar sein.

Worauf sollte beim Outsourcing geachtet werden?

Das Auslagern von Aufgaben kann weitreichende Konsequenzen haben. Aus diesem Grund ist es wichtig, sorgfältig, Chancen und Risiken abzuwägen. Es wird generell angenommen, dass die Auslagerung des operativen Bereichs positiv ist und deutliche Kostenersparnisse mit sich bringen kann.

Die strategische Verantwortung für den eigenen Fuhrpark sollte allerdings beim Unternehmen bleiben. Die Abgabe von Schlüsselkompetenzen und -technologien kann zur unerwünschten Abhängigkeit vom beauftragten Dienstleister und zum oben angesprochenen Flexibilitätsverlust führen.

Erwähnenswert ist hier noch, dass bei Fuhrparks, in denen über 50 Fahrzeuge vorhanden sind, meist Teilauslagerungen stattfinden.

Eine perfekte Alternative zum kompletten Auslagern der Aufgaben innerhalb der Flotte ist eine Fuhrparkmanagement Software. Diese kann über Automatisierungen viele Aufgaben direkt übernehmen und muss nur noch vom Unternehmen oder dem Fuhrparkleiter überwacht werden.