Poolfahrzeug statt Dienstwagen: Was Sie darüber wissen müssen

Poolfahrzeug

Das Poolfahrzeug hat – nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie – in den letzten Jahren zunehmend an Attraktivität gewonnen. Neue, flexible Arbeitsmodelle, wie etwa der Anstieg an Arbeit im Home Office oder Online Meetings, verändern auch die Anforderungen und Bedürfnisse an Mobilität.

Was Sie zum Thema Poolfahrzeug und Corporate Carsharing wissen müssen und welche rechtlichen Anforderungen Sie erwarten, erfahren Sie hier.

Was ist ein Poolfahrzeug?

Unter Poolfahrzeugen versteht man Firmenwagen, die Beschäftigten frei zur Verfügung stehen. In der Regel befindet sich ein Poolfahrzeug im Fuhrpark eines Unternehmens und kann nach der Reservierung über eine Buchungsplattform ausgeliehen werden.

Grundsätzlich dient ein Poolfahrzeug für Dienstfahrten, es ist jedoch auch möglich, es für die private Nutzung freizugeben, sofern ein Unternehmendes dem Arbeitnehmer erlauben möchte. 

Der Einsatz von Poolfahrzeugen hat mehrere Vorteile, sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer.

Die gemeinsame Nutzung von Poolfahrzeugen bringt für Unternehmen eine deutliche Ersparnis gegenüber der Nutzung von fest zugeordneten Dienstwagen. Sie ist auch bei Angestellten beliebt, weil eine größere Anzahl von ihnen davon profitieren. Dem gegenüber werden Dienstwagen nur von wenigen ausgesuchten Personen verwendet. 

Die Umstellung auf Poolfahrzeuge lohnt sich besonders dann, wenn ein Unternehmen in die Anschaffung und Unterhaltung separater Dienstwagen nicht investieren will. Diese Lösung empfiehlt sich auch dann, wenn eine Vielzahl von Mitarbeitenden von zu Hause aus arbeitet, während Dienstwagen ungenutzt im Fuhrpark stehen.

Ferner leistet der Einsatz von Poolfahrzeugen einen guten Beitrag zur Reduktion der CO2-Emissionen, gerechnet auf den Gesamtausstoß der Flotte.

Was ist ein Poolfahrzeug?

Wo liegt der Unterschied zwischen Dienstwagen und Poolfahrzeugen?

Der Unterschied ist einerseits mit dem berechtigten Personenkreis und andererseits mit der Verfügbarkeit verbunden. Während ein Dienstwagen von einer fest zugewiesenen Person genutzt wird – im Zweifel auch nur von ihr benutzt werden darf –, steht ein Poolfahrzeug mehreren Beschäftigten frei zur Verfügung.

Während die Nutzung eines Dienstwagens keine vorherige Buchung erfordert, muss im Gegensatz dazu ein Poolfahrzeug für jede Fahrt einzeln gebucht werden muss. Die Reservierung eines Poolfahrzeuges erfolgt am Besten über eine webbasierte Buchungsplattform.

Die Versteuerung von Poolfahrzeugen

Der Einsatz von Poolfahrzeugen wird steuerlich wie der Einsatz von Dienstwagen behandelt. Alle Kosten, die mit ihnen zusammenhängen, sind Betriebskosten, die steuerlich geltend gemacht werden können. Dazu gehören unter anderem Leasingraten, Versicherungen, Wartungs- und Reparaturkosten. Werden Poolfahrzeuge ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt, ist die steuerliche Abrechnung einfach. Es kann aber unter Umständen steuerlich problematisch sein, wenn Poolfahrzeuge von Angestellten ebenfalls für die private Fahrt genutzt werden.

Um steuerliche Probleme aus dem Weg zu räumen, ist es ratsam, eine von zwei Abrechnungsmethoden anzuwenden:

  • Fahrtenbuch: Hier können die Nutzer eines Poolfahrzeuges alle Dienst- und Privatfahrten dokumentieren. Diese Methode ermöglicht, dass die Fahrer nur jene Privatkilometer zahlen, die sie tatsächlich gefahren ist. Die Anerkennung des Fahrtenbuches durch das Finanzamt hängt davon ab, ob das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt ist und die Gesamtkosten durch entsprechende Belege nachgewiesen werden können. Hier bietet sich besonders eine digitale Lösung, wie ein  elektronisches Fahrtenbuch an.

    Hier kommen Sie zu unserer kostenlosen Fahrtenbuch-Vorlage, inklusive rechtlicher Tipps.
  • 1%-Regelung: Nutzen die berechtigten Mitarbeiter ein Poolfahrzeug privat, muss ein Geldwerter Vorteil versteuert werden. Die meisten Unternehmen wählen dafür die 1%-Regelung, weil sie im Vergleich zum Fahrtenbuch weniger zeitaufwändig ist. Anders als bei Dienstwagen ist diese Methode bei Poolfahrzeugen nicht personen-, sondern fahrzeugbezogen. Dies bedeutet, dass der Nutzungswert nur 1 Prozent von Bruttolistenpreis beträgt.

    Erfahren Sie hier mehr zur Privatnutzung und der 1%-Regelung.
Besteuerung von Poolfahrzeugen

So können Sie Poolfahrzeuge verwalten

In der Praxis wird die Verwaltung von Poolfahrzeugen durch eine verantwortliche Kontaktperson und ausgereifte Reservierungsmechanismen unterstützt. Die Kontaktperson steht den Beschäftigten bei Fragen zum Fahrzeug und zur Reservierung sowie beim Eintritt von Schäden mit Rat und Tat zur Seite. Zu den weiteren Aufgaben gehören vor allem: 

  • Überprüfung des Fahrzeugzustandes und der Fahrzeugsauberkeit
  • Führerscheinkontrolle (Mitarbeiter mit Führerschein werden regelmäßig vom Unternehmen einer Führerscheinkontrolle unterzogen)
  • Überprüfung der Fahrtenbücher
  • Durchführung der Hauptuntersuchung (HU)
  • UVV-Unterweisung und UVV-Prüfung
  • regelmäßiger Reifenwechsel
  • Unterweisung der Belegschaft im Umgang mit Poolfahrzeugen

Die Verantwortlichkeit ist in Form einer schriftlichen Anweisung zu regeln und individuell nach Bedürfnissen des Unternehmens zu gestalten.

Die ordnungsgemäße Verwaltung von Poolfahrzeugen liegt im Interesse jedes Unternehmens, das die alleinige Haftung wie bei Dienstwagen übernimmt. Grundsätzlich sind Poolfahrzeuge und Dienstwagen vollkaskoversichert.

Ereignet sich ein Verkehrsunfall, an dem der Nutzer oder die Nutzerin eines Poolfahrzeugs die Schuld trägt, muss er oder sie für den Schaden aufkommen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn eine grobe Fahrlässigkeit durch die Missachtung der Verkehrsregeln (wie Fahren über Rot) vorliegt. 

Das Poolfahrzeug mit nach Hause nehmen: Regelungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Der Gesetzgeber erlaubt ein gewisses Maß an für die private Nutzung von Poolfahrzeugen, ohne diese privaten Fahrten als Geldwerten Vorteil zu behandeln. Eine solche Situation kommt beispielsweise dann vor, wenn die dienstliche Nutzung eines Poolfahrzeuges an der Privatwohnung beginnt. Die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gilt hier als Dienstfahrt, die folglich als Arbeitslohn nicht versteuert werden muss. 

Darüber hinaus lässt der Gesetzgeber die steuerbegünstigte Privatnutzung von Poolfahrzeugen zu, wenn diese nicht öfter als fünf Tage im Monat vorkommt. In diesem Fall sind für Poolfahrzeug-Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 0,001 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer zu versteuern.

Private Nutzung

Bei der Nutzung von Poolfahrzeugen während der Rufbereitschaften gelten besondere Regeln. Mitarbeitende, die bereitgestellte Poolfahrzeuge zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen, müssen keinen geldwerten Vorteil befürchten. Der Gesetzgeber steht hier auf dem Standpunkt, dass bei Fahrten im Rahmen von Bereitschaftsdiensten das Interesse eines Unternehmens deutlich überwiegt. 

Richtlinie für Privatfahrten mit Poolfahrzeugen im Corporate Carsharing

Grundsätzlich entscheidet ein Unternehmen darüber, ob Privatfahrten mit Poolfahrzeugen und Dienstwagen gestattet sind. Spricht ein Unternehmen ein privates Nutzungsverbot aus, müssen sich die Fahrer daran halten, andernfalls drohen empfindliche Strafen. 

Zur regelmäßigen Überwachung der Einhaltung des privaten Nutzungsverbots dient die Fahrtendokumentation der einzelnen Fahrzeuge. Alle Eintragungen in dieser müssen lückenlos, korrekt und zeitnah erfolgen, damit ersichtlich wird, dass es nicht zu privater Nutzung von Firmenfahrzeugen gekommen ist. 

Will ein Unternehmen die Fahrtenbuchführung umgehen und gleichzeitig das Privatnutzungsverbot unter Kontrolle haben, bietet sich die folgende Alternative an: Nutzer stellen Firmenfahrzeuge nach Abschluss jeder Dienstfahrt auf dem Unternehmensgelände ab, indem sie zugleich einer verantwortlichen Person Fahrzeugpapiere und Schlüssel überlassen. So kann das vereinbarte Privatnutzungsverbot belegt werden.

Kann ein Unternehmen nicht nachweisen, dass es das private Nutzungsverbot tatsächlich durchsetzt, ist das zuständige Finanzamt dazu berechtigt, einen geldwerten Vorteil zu versteuern. Dies erfolgt nach der 1%-Regelung, wobei hier Unterschied zwischen Poolfahrzeugen und Dienstwagen zu beachten ist. Wie bereits angedeutet, ist diese Methode bei Dienstwagen personenbezogen und bei Poolfahrzeugen fahrzeugbezogen. 

Anforderungen an eine Poolfahrzeug-Vereinbarung

Ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitern ein Poolfahrzeug zur Verfügung stellt, sollte mit ihnen eine Vereinbarung zur Überlassung eines Poolfahrzeuges treffen. Diese spielt eine besondere Rolle und deckt die folgenden Aspekte ab:

  • Entgegennahme des Fahrzeuges
  • Pflichten beim Umgang mit dem Fahrzeug
  • Private Nutzung
  • Unfälle, Verluste und Beschädigungen
  • Rückgabe des Fahrzeuges
  • Schadenersatzpflicht des Nutzers bei Beschädigung des Fahrzeuges
  • Entzug der Fahrerlaubnis / Fahrverbot
Poolfahrzeug Vereinbarung

Fazit

Arbeitsbedingungen und Lebensumstände haben sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Es ist mittlerweile keine Seltenheit mehr, dass Angestellte ihre eigene Mobilität hinterfragen. Gerade in den Innenstädten wird Mobilität immer variabler.

Durch den (zumindest teilweisen) Umstieg auf Poolfahrzeuge können unternehmensseitig Kosten eingespart werden, während ein höherer Anteil der Belegschaft am Fuhrpark profitiert. Die so genutzten Autos können als Teil des Incentive-Pakets angepriesen werden und stärken so wiederum die Mitarbeiter-Loyalität.