Firmenwagen Privatnutzung: Alles, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen müssen

Firmenwagen Privatnutzung

Haben Sie von Ihrer Firma einen Dienstwagen, so ist Ihnen mit Sicherheit schon die Privatnutzung des Firmenwagens in den Sinn gekommen. Bevor Sie damit loslegen, sollten Sie sich über die wichtigsten Regeln im Klaren sein. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer klären wir in diesem Artikel alle wichtigen Aspekte der privaten Nutzung von Firmenwagen.

Wo wird festgehalten, ob eine private Nutzung des Dienstwagens erlaubt ist?

Zunächst gilt: der Dienstwagen darf nur dann privat genutzt werden, wenn Ihr Arbeitgeber dieser Nutzung ausdrücklich zustimmt. Ist der Arbeitgeber nicht einverstanden, so darf der Firmenwagen zum privaten Zweck nicht gefahren werden. Für den Fall, dass der Arbeitgeber der Privatnutzung zustimmt, ist die allgemeine Vorgehensweise, dass ein Dienstwagenvertrag unterzeichnet wird. In einem solchen Vertrag sind sämtliche Rahmenbedingungen festgelegt, die die Nutzung des Wagens genauestens regeln.

Der Inhalt des Überlassungsvertrags erstreckt sich von der Beschreibung des Gegenstands, wie Fahrzeug, Typ sowie Kennzeichen, über den definierten Nutzungsumfang bis hin zu Verantwortlichkeiten im Schadensfall und Kostenübernahme bei Instandhaltung und Reparatur. In der Regel trägt die Gesellschaft die Kosten der Versicherung, Instandhaltung, Reparatur sowie etwaiger Schadensbehebung.

Der Arbeitnehmer haftet dann, wenn ihm grob fahrlässiges Verhalten zur Last gelegt wird. Sie sollten besonders aufpassen, wenn Ihnen ein Schaden während einer privaten Fahrt passiert. Die meisten Arbeitgeber haften bei diesem Sachverhalt nicht, von Ihnen muss zumindest der Selbstbehalt aufgebracht werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt des Überlassungsvertrags ist der Umfang der privaten Nutzung. Wer darf das Fahrzeug lenken? In welchen Ländern darf gefahren werden? Nur EU oder auch Drittländer? Diese Fragen sollten im Dienstwagenvertrag klar geregelt sein, sodass es zu keinen Missverständnissen kommt.

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag regelt die private Nutzung. Auch bei Urlaubsreisen.
Umfasst die Privatnutzung auch Drittländer, wie etwa das Vereinigte Königreich?

1%-Regelung, geldwerter Vorteil und Privatnutzung

Ein Firmenwagen wird auf ganz speziell Art und Weise besteuert. Auf mehrere Arten können Sie Ihre Steuererklärung abgeben und damit die Privatnutzung des Firmenwagens abwickeln. Je nach Modell gibt es Vor- und Nachteile, die Sie bedenken sollten.

Der geldwerte Vorteil: Wie wird die private Nutzung beim Dienstwagen versteuert?

Klar ist: mit einem Firmenauto sparen Sie sich eine Menge Geld! Sie müssen nicht für die Anschaffungskosten aufkommen, die meisten laufenden Kostenfaktoren trägt der Chef. Mit einem brandneuen Fahrzeug auf der Straße lässt es sich immerhin angenehm fortbewegen.Nicht nur bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz

Der Fiskus bezeichnet diesen Benefit als sogenannten »geldwerten Vorteil«. Der geldwerte Vorteil ist vereinfacht dargestellt eine Leistung, die Sie von Ihrem Arbeitgeber bekommen, für die Sie privat zusätzliche Kosten hätten. Das gilt auch für private Fahrten außerhalb der betrieblichen Nutzung.

Das Finanzamt verlangt von Ihnen zusätzliche Steuern, die Sie in Form von einer herkömmlichen Lohnsteuer abführen müssen. 

Je nach Art der Versteuerung können Sie eine Pauschale wählen oder aber ein Fahrtenbuch führen. Während die Pauschalmethode oftmals mit höheren Kosten verbunden ist, gibt es beim Führen eines Fahrtenbuchs definitiv mehr Aufwand. Sie entscheiden am besten in Abstimmung mit Ihrem Arbeitgeber, welche Art der Versteuerung am sinnvollsten für beide Seiten ist. Zu Jahresbeginn kann das entsprechende Modell gewählt werden.

Wie funktioniert die Ein-Prozent-Regelung?

Haben Sie kaum Überblick, welche Fahrt privat und welche dienstlich genutzt wird, dann empfiehlt sich die Ein-Prozent-Regelung für Ihren Firmenwagen. Diese besagt, dass Sie pro Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises Ihres Fahrzeugs an die Finanz abgeben müssen. Das Finanzamt geht somit von einem fixen Betrag aus, welcher im Durchschnitt Ihrem geldwerten Vorteil entspricht.

Hat Ihr angeschaffter Dienstwagen einen Bruttolistenpreis von 30.000 Euro, so beträgt der Ein-Prozent-Anteil 300 Euro, welche Ihnen pro Monat automatisch mit der Lohnverrechnung abgezogen werden.

Achtung! Hinzu kommt ein bestimmter Anteil für die tägliche Fahrt zur Arbeitsstätte. Konkret handelt es sich dabei nochmals um 0,03 % des Bruttolistenpreises pro gefahrenem Kilometer. Im gewählten Beispiel also 9 Euro pro Kilometer. Haben Sie einen Fahrtweg von 20 Kilometer zu Ihrer Arbeit, so kommen im Beispiel nochmals monatliche Kosten von 180 Euro auf Sie zu.

Geldwerter Vorteil bei privater Fahrt mit dem Dienstwagen
Der Arbeitsweg gilt als Privatnutzung und ist somit ein geldwerter Vorteil!

Haben Sie mit Ihrem Chef einen Firmenwagen ausverhandelt, der einen Bruttolistenpreis von 30.000 Euro hat und auch privat genutzt werden darf, müssen Sie sich auf eine monatliche Belastung von 480 Euro einstellen.

Das Alter des Fahrzeugs spielt überhaupt keine Rolle. Selbst wenn der Arbeitgeber einen Gebrauchtwagen bereitstellt, der nur noch einen Bruchteil des ursprünglichen Werts ausmacht, wird dennoch der Bruttolistenpreis zur Berechnung herangezogen. Es lohnt sich daher kaum, einen Gebrauchtwagen als Dienstfahrzeug für private Zwecke zu nutzen.

Wird der Firmenwagen kaum bis gar nicht privat genutzt, kann dies ebenso deutliche Nachteile für Sie bringen. Das Finanzamt geht in jedem Fall davon aus, dass Sie in entsprechendem Ausmaß private Wege mit Ihrem Dienstwagen durchführen. Hat sich die private Nutzung nur auf eine geringe Kilometer-Anzahl beschränkt, können Sie die Versteuerung nachträglich auf das Fahrtenbuch ändern.

Bedingung dafür ist jedoch ein, zu jedem Zeitpunkt lückenlos geführtes, Fahrtenbuch.

Was ist bei einem Fahrtenbuch zu beachten?

Das Fahrtenbuch ist die effizienteste Art und Weise Ihren privat genutzten Dienstwagen zu versteuern. Als geldwerten Vorteil berechnet Ihnen das Finanzamt ausschließlich die privat gefahrenen Kilometer, wobei es dabei ein tadellos geführtes Fahrtenbuch verlangt.

Im Sinne des Datenschutzes sind Sie bei privaten Fahrten nicht verpflichtet, Zweck der Fahrt, Abfahrts- und Ankunftszeit sowie Kilometerstand bekanntzugeben. Es muss lediglich die Anzahl der gefahrenen Kilometer dokumentiert werden.

Anders verhält sich dies bei einem dienstlichen Fahrweg. In diesem Fall müssen sämtliche Informationen detailliert dargestellt und lückenlos dokumentiert werden. Was nach viel Aufwand klingt, schont Ihren Geldbeutel nachhaltig. Mittlerweile gibt es auf dem Markt eine Vielzahl an unterschiedlichen Apps, die das Führen des Fahrtenbuchs durchwegs angenehm gestalten.

Lässt sich das handgeschriebene Fahrtenbuch auch durch ein elektronisches Fahrtenbuch ersetzen?

Selbstverständlich können Sie auch ein elektronisches Fahrtenbuch einsetzen. Dabei sind aber wesentliche Vorgaben des Finanzamts zu berücksichtigen, die wir Ihnen in unserem Artikel zu unserer kostenlosen Fahrtenbuch Excel Vorlage genau auflisten.

Wie verhält es sich, wenn der Firmenwagen privat nicht genutzt wird?

Unter Umständen kann der Fall eintreten, dass eine private Nutzung des Firmenwagens akzeptiert wird, Sie jedoch diese nicht in Anspruch nehmen. Bei der Wahl der Ein-Prozent-Regelung bedeutet es, dass Sie dennoch ein Prozent des Bruttolistenpreises versteuern, obwohl Sie überhaupt keinen geldwerten Vorteil haben. Der eigentliche steuerliche Vorteil dreht sich also zu den Ungunsten des Arbeitnehmers.

Firmenwagen ohne Privatnutzung

Die einfachste Möglichkeit diese Mehrbelastung zu umgehen, ist es, indem Sie mit Ihrem Arbeitgeber ein Nutzungsverbot vereinbaren, welches dem Finanzamt vorgelegt wird. Dadurch wird nicht mehr automatisch davon ausgegangen, dass Sie den Dienstwagen zum privaten Zwecke in entsprechendem Ausmaß verwenden. Berücksichtigt wird hier nur der Umstand einer tatsächlichen Nutzung bei betrieblichen Fahrten.

Eine zweite Variante stellt auch hier das Fahrtenbuch dar. Sind Sie im Besitz eines sauber geführten Fahrtenbuchs, können Sie damit stichhaltig nachweisen, dass das Auto nicht privat genutzt wurde.

Häufige Fragen zur Privatnutzung des Firmenwagens

Wann darf der Arbeitgeber den Dienstwagen zurückfordern?

Besteht ein privates Nutzungsverbot des Firmenwagens, darf der Arbeitgeber zu jedem Zeitpunkt die Schlüssel des Automobils verlangen. Selbst während der Dienstzeit müssen Sie das Fahrzeug verfügbar machen.

Wenn es jedoch einen bestehenden Überlassungsvertrag gibt, kann der Arbeitgeber das Fahrzeug nicht so einfach zurückverlangen. Dies kann aber im Falle von grob fahrlässigem Verhalten passieren, oder wenn Sie Ihr Dienstverhältnis und somit auch den Überlassungsvertrag beenden.

Muss der Arbeitgeber einen Parkplatz zur Verfügung stellen?

Mitarbeiter mit einem Dienstwagen dürfen grundsätzlich nicht besser gestellt werden, als jene ohne ein dienstliches Fahrzeug. Gibt es einen Mitarbeiter-spezifischen Parkplatz, so ist dies Teil einer separaten Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Auch ein solcher Sachverhalt ist als geldwerter Vorteil beim Finanzamt zu versteuern.

Gilt der Arbeitsweg als Privatnutzung?

Der Weg von zu Hause in die Arbeit ist rechtlich ganz klar als privater Weg deklariert. Dies verhält sich für Arbeitnehmer, die die Strecke mit dem privaten Fahrzeug zurücklegen gleichermaßen, wie für Arbeitnehmer, die einen Dienstwagen verwenden.

Sie kommen darum nicht herum und müssen auch den Arbeitsweg im Fahrtenbuch als private Strecke dokumentieren für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit. Dieser Anteil wiederum wird Ihnen vom Finanzamt als geldwerter Vorteil einberechnet.

Sind Urlaubsfahrten mit dem Dienstwagen erlaubt?

Private Urlaube mit dem Dienstwagen durchführen? Grundsätzlich kein Problem, sofern es im Dienstwagenvertrag mit dem Arbeitgeber transparent geregelt ist. In den meisten Fällen werden ebenfalls Urlaubsreisen geduldet und genehmigt, wenn der Arbeitgeber ohnehin bereits der privaten Nutzung zugestimmt hat. Jedoch kann der eigene Chef die Anzahl der Urlaubsreisen pro Jahr limitieren und auch die Fahrt in bestimmte Länder ausdrücklich verbieten. Zumeist sind Sie dadurch jedoch kaum eingeschränkt.

Fazit

Klären Sie für sich, wo Ihre Prioritäten liegen. Wenn die Firma die Möglichkeit der privaten Nutzung anbietet, möchten Sie diese annehmen? Dies hätte nämlich durchaus Auswirkungen auf Ihren Geldbeutel.

Wie viel fahren Sie privat? Lohnt sich ein (digitales) Fahrtenbuch oder versteuern Sie lieber pauschal. Dazu der Fahrtweg, der ebenfalls als geldwerter Vorteil angesehen wird. Das wissen viele nicht – Sie jetzt schon.

Und wichtig: Klären Sie alles mit der Firma vorher ab. Wohin darf ich mit dem Wagen? Wieviel darf ich im Jahr privat fahren? Darf ich Haustiere im Kofferraum transportieren? Wie oft muss ich den Wagen reinigen (lassen)?

Wenn das geregelt ist, steht der Privatnutzung nichts mehr im Wege.