In diesem Artikel wird die sogenannte Poolfahrzeug-Vereinbarung genauer beleuchtet. Dabei werden alle wichtigen Fragen rund um dieses Thema beantwortet.

Was ist eine Poolfahrzeug-Vereinbarung?

Eine Poolfahrzeug-Vereinbarung umfasst unterschiedlichste Daten. Dazu gehören die Pflichten des Arbeitnehmers rund um den Umgang mit dem Fahrzeug. So wird unter anderem darauf eingegangen, wie im Falle eines Unfalls oder einer Beschädigung vorgegangen wird. Dadurch sichert sich der Arbeitgeber ab.

In den folgenden Absätzen wird die Poolfahrzeug-Vereinbarung genauer beschrieben. Alle wichtigen Fragen werden beantwortet, sodass das Thema perfekt abgedeckt ist.

Inhalt dieses Artikels

Welche Richtlinien gibt es für private Fahrten mit Poolfahrzeugen?

Der Arbeitgeber entscheidet, ob die Arbeitnehmer die Fahrzeuge auch privat nutzen dürfen. Ist dies der Fall, sollte dieser Punkt auf jeden Fall in die Poolfahrzeug-Vereinbarung aufgenommen werden. Wenn das Unternehmen das private Nutzungsverbot ausspricht, gibt es dieses unbedingt einzuhalten.

Denn sonst drohen eventuell erhebliche Strafen. Und diese gilt es natürlich zu vermeiden.

Der Arbeitgeber hat das Recht, eine regelmäßige Überwachung der Einhaltung dieses Verbotes durchzuführen.

Anforderungen an eine Poolfahrzeug-Vereinbarung

Wenn sich ein Unternehmen dazu entscheidet, den Angestellten ein sogenanntes Poolfahrzeug zu überlassen, sollte auf jeden Fall eine Vereinbarung getroffen werden. In dieser werden beispielsweise folgende Punkte untergebracht:

Zeitpunkt der Entgegennahme des Autos
Alle Pflichten rund um den Umgang mit dem PKW
Ist eine private Nutzung gestattet?
Was geschieht bei einem Unfall und wer trägt die Schadenersatzpflicht?
Zeitpunkt der Rückgabe des Fahrzeugs
Entzug der Fahrerlaubnis

Weitere Punkte, die in einer Poolfahrzeug-Vereinbarung häufig integriert werden

Viele Unternehmen legen in der Poolfahrzeug-Vereinbarung fest, dass die Fahrzeuge nur für geschäftliche Zwecke gedacht sind. Ist dies nicht der Fall, muss dies explizit erwähnt werden. Denn dann hat der Arbeitnehmer das Recht, das Auto auch privat zu nutzen.

Wichtig ist auch, dass vermerkt wird, wo sich die Fahrzeuge außerhalb der Betriebszeiten befinden müssen. Die Angestellten erhalten den Schlüssel in der Regel gemeinsam mit den Fahrzeugpapieren in der Firma von den Vorgesetzten oder auch dem Sekretariat.

Häufig müssen die Poolfahrzeuge nach Beendigung der Geschäftsfahrt wieder auf dem Betriebsgelände abgestellt werden.

Auch dies sollte unbedingt in der Vereinbarung vermerkt werden. Insbesondere dann, wenn sie nicht für private Fahrten genutzt werden dürfen. Oben wurde bereits kurz erwähnt, dass der Arbeitgeber das Recht hat zu verlangen, dass alle Fahrten dokumentiert werden, wie zum Beispiel in einem Fahrtenbuch.

Denn so hat er immer im Blick auf die Arbeitnehmer alle vorgeschriebenen Regeln einhalten und es zu keinen Verstößen gekommen ist. Dadurch sind beide Seiten auf der sicheren Seite.

Wie können Poolfahrzeuge noch verwaltet werden?

Eben wurde bereits kurz erwähnt, dass in der Regel eine bestimmte Person innerhalb der Firma für die Verwaltung von Poolfahrzeugen verantwortlich ist. Zudem ist dieser auch der richtige Ansprechpartner, wenn es einmal zu einem Unfall oder einem anderen Problem gekommen ist.

Die Kontaktperson übernimmt beispielsweise folgende Aufgaben:

Kontrolle des Fahrzeugzustandes
Überprüfung der Fahrzeugsauberkeit
Kontrolle der Fahrtenbücher
Führerscheinkontrolle der Angestellten (nur bei einem aktuellen Dokument darf der Schlüssel ausgehändigt werden)
Regelmäßiger Reifenwechsel
Durchführung oder Organisation der sogenannten HU (Hauptuntersuchungen)
UVV-Prüfung
UVV-Unterweisung

Darüber hinaus hat er die Aufgabe, die Angestellten im richtigen Umgang mit den Poolfahrzeugen zu unterweisen. Wichtig ist auch, dass die Vereinbarung schriftlich erfolgt und ganz auf das Unternehmen angepasst wird. Somit handelt es sich dabei immer um ein individuelles Dokument, das von Betrieb zu Betrieb recht unterschiedlich ausfallen kann.

Warum sollte ein Unternehmen eine Poolfahrzeug-Vereinbarung erstellen?

Jedes Unternehmen, das mit einer Flotte arbeitet, sollte eine Poolfahrzeug-Vereinbarung erstellen. Denn dadurch ergeben sich unterschiedliche Vorteile, die oben etwas genauer erläutert wurden. In der Regel sind Poolfahrzeuge so wie auch alle Dienstwagen vollkaskoversichert.

Wenn es einmal zu einem Unfall kommt und der Angestellte sogar die Schuld an diesem trägt, haftet allerdings nicht der Betrieb, sondern er selbst. Insbesondere dann, wenn eine grobe Fahrlässigkeit vorliegt.

Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn er eine rote Ampel überfährt oder andere Verkehrsregeln nicht beachtet.

Darf ich das Poolfahrzeug mit nach Hause nehmen?

Laut Gesetz ist es zu einem gewissen Maß erlaubt, Poolfahrzeuge auch privat zu nutzen. Beispielsweise ist dies durchaus von Vorteil, wenn die Dienstfahrt am Morgen oder auch zu jeder anderen Tageszeit am privaten Grundstück beginnt. Allerdings kann dieser Punkt auch individuell besprochen werden. Dabei setzen sich die Angestellten am besten mit dem Vorgesetzten zusammen und finden die beste Lösung.

Grundsätzlich gilt aber: Wenn die Dienstfahrt zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz stattfindet, muss sie nicht als Arbeitslohn versteuert werden. Dies ist ein weiterer großer Vorteil. Laut Gesetz darf die steuerbegünstigte Privatnutzung der Pkws allerdings nicht häufiger als fünf Mal im Monat stattfinden.

Kommt es dennoch vor, müssen die Fahrten mit 0,001 Prozent des sogenannten Bruttolistenpreises je Kilometer versteuert werden.

Welchen Vorteil bringen Poolfahrzeuge für die Angestellten mit?

Auch die Angestellten eines Unternehmens haben durchaus einige Vorteile zu erwarten, wenn sie ein Poolfahrzeug zur Verfügung gestellt bekommen. Damit sind unter anderem auch finanzielle Aspekte gemeint. Die Summe der sogenannten Listenpreise aller im Pool vorhandenen Pkws wird auf die nutzungsberechtigten Angestellten umgelegt. Somit muss jeder Mitarbeiter ein Prozent des angegebenen durchschnittlichen Listenpreises bei privaten Fahrten zahlen.

Wichtig ist hierbei zu wissen, dass der Umfang der privaten Nutzung dabei keine Rolle spielt. Laut des Bundesfinanzhofes wird davon ausgegangen, dass ein geldwerter Vorteil für die Angestellten nur entsteht, wenn der Arbeitgeber den Firmenwagen zur privaten Nutzung bereitstellt.

Wichtig ist aber in jedem Fall, dass die jeweiligen Vereinbarungen möglichst auch in den Arbeitsvertrag mit aufgenommen werden. Wenn ein Auto nur dienstlich verwendet und anschließend auf dem Firmengelände untergebracht wird, ist eine solche nicht zwingend erforderlich.

Fazit

Jedes Unternehmen, das mit einer Poolfahrzeug-Flotte arbeitet, sollte eine solche Vereinbarung erstellen. Denn durch diese ergeben sich sowohl für die Betriebe selbst wie auch für die Angestellten einige Vorteile, die oben genauer beschrieben wurden.

Wichtig ist, dass alle relevanten Daten in das Dokument mit aufgenommen werden. Dadurch sichert sich das Unternehmen ab und die Angestellten wissen genau, was sie mit dem Poolfahrzeug alles dürfen und was nicht. Das betrifft zum Beispiel die privaten Fahrten.