Fahrtenbuch Vorlage: Rechtliche Tipps & Excel Vorlage zum Download

Fahrtenbuch Vorlage

Alle Arbeitnehmer müssen ihre Dienstfahrzeuge versteuern, sobald diese auch für private Zwecke genutzt werden. Um den zu versteuernden Betrag korrekt zu berechnen, kann das Unternehmen ein elektronisches oder handschriftliches Fahrtenbuch führen.

Alternativ ist es möglich, die 1%-Regelung anzuwenden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Was ein solches Fahrtenbuch betrifft, gibt es verschiedene Aspekte, die aus steuerlicher Sicht wichtig sind und daher einer besonderen Berücksichtigung bedürfen.

Der folgende Beitrag bietet Ihnen einen umfassenden Überblick darüber, was bei der einwandfreien Führung eines Fahrtenbuchs streng zu beachten ist.  Zusätzlich haben wir weiter unten noch eine kostenlose Vorlage für Sie.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch ist ein rechtswirksames Dokument, das beschreibt, wie jedes Dienstfahrzeug im Unternehmen genutzt wird. Es umfasst verschiedene Informationen,

  • darunter den Anlass für jede einzelne Fahrt
  • den Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
  • den Kilometerstand des Fahrzeugs nach der Fahrt
  • und die gefahrenen Kilometer.

Ein Fahrtenbuch zeigt ebenfalls, wie viele berufliche und private Fahrten von einem Mitarbeiter oder einer Führungskraft vorgenommen wurden.

Eine kostenlose Vorlage für ein solches Buch finden Sie weiter unten im Artikel, wenn wir Ihnen unsere kostenlose Fahrtenbuch Vorlage vorstellen.

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Grundsätzlich besteht keine Pflicht zur Führung eines Fahrtenbuchs. Sobald jedoch Mitarbeiter oder Führungskräfte Fahrzeuge im Unternehmen zu privaten Zwecken nutzen, müssen alle Fahrten ordnungsgemäß dokumentiert und versteuert werden.

Der Gesetzgeber geht davon aus, dass die private Nutzung eines Dienstfahrzeugs einen geldwerten Vorteil bildet, der als Betriebseinnahme anzusehen ist. Das Gleiche gilt für Dienstfahrzeuge, die über gewerbliches Leasing finanziert werden.

In beiden Fällen muss entweder ein Fahrtenbuch geführt oder alternativ die 1%-Regel angewendet werden.

Die 1%-Regelung als Alternative

Kommt bei der privaten Nutzung von Fahrzeugen im Unternehmen kein Fahrtenbuch zum Einsatz, wird die 1%-Regelung rechtlich wirksam. Diese besagt, dass ein Prozent des Bruttolistenpreises eines Dienstfahrzeugs monatlich als Wert angesetzt wird, der als Betriebseinnahme zu versteuern ist. Die 1%-Regelung hat Vor- und Nachteile, die es je nach individueller Situation abzuwägen gilt. 

Einerseits spart sie Zeit, welche für die Führung eines Fahrtenbuchs benötigt wird. Andererseits erweist sie sich in manchen Fällen als steuerlich ungünstig. Grundsätzlich gilt: Je älter ein Dienstfahrzeug ist, desto ungünstiger ist die Anwendung der 1%-Regelung. Dies liegt vor allem daran, dass ausnahmslos immer 1 Prozent des Neupreises eines Dienstfahrzeugs versteuert wird.

Die 1% Regelung als Alternative zum Fahrtenbuch

Wichtig! An dieser Stelle sei angemerkt, dass die 1%-Regelung unzulässig ist, wenn Mitarbeiter oder Führungskräfte Dienstfahrzeuge weniger als 50 Prozent zu Geschäftszwecken und eher für die private Fahrt nutzen. In einem solchen Fall muss ein Fahrtenbuch zur Verwendung kommen. 

Kann das Führen eines Fahrtenbuchs angeordnet werden?

Ja, das Führen eines Fahrtenbuchs kann von der Behörde als Auflage im Rahmen eines Bußgeldverfahrens angeordnet werden. Die rechtliche Grundlage bildet hier §31a STVZO. Dabei regelt die Straßenverkehrszulassungsordnung nicht genau, welche Straftaten bzw. Ordnungswidrigkeiten die Fahrtenbuchauflage zur Folge haben können. 

Eine Überschreitung des Tempolimits und ein Rotlichtverstoß können beispielsweise eine Fahrtenbuchauflage rechtfertigen, falls sich die verantwortlichen Fahrer nicht eindeutig ermitteln lassen. Dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit kommt bei der Abwägung einer möglichen Strafmaßnahme eine wichtige Bedeutung zu.  

Die Behörde hat drei Monate Zeit, um dem Unternehmen als Halter des betroffenen Fahrzeugs den Bescheid über eine Fahrtenbuchauflage zu übermitteln. In diesem Zeitraum ist sie dazu befugt, Zeugen zu befragen und Beweismittel zu sammeln. Schafft sie es nicht, beginnt die Verjährung der Tat. Der Anhörungsbogen kann die Verjährungsfrist unterbrechen und der Behörde erneut drei Monate Zeit fürs Ermittlungsverfahren geben.

Erhält das Unternehmen eine Fahrtenbuchauflage, muss es diese vollständig und ordnungsgemäß für die angesetzte Zeit erfüllen. Kommt es dieser Pflicht als Halter des Fahrzeugs nicht nach, droht 100 Euro Bußgeld. 

Das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs kann angeordnet werden.

Was sind die gesetzlichen Grundlagen für die Führung eines Fahrtenbuchs?

Die Besteuerung des geldwerten Vorteils aufgrund der privaten Nutzung eines Fahrzeugs im Unternehmen regeln §6und §8 Einkommensteuergesetz (EstG). Des Weiteren beziehen sich die Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) auf die ordnungsmäßige Form und Dokumentation eines Fahrtenbuchs. Hier sind unter anderem alle erforderlichen Angaben zu den einzelnen Fahrten enthalten.

Was muss in ein Fahrtenbuch eingetragen werden?

Der erste Schritt, um ein Fahrtenbuch korrekt zu führen, ist die Unterscheidung der folgenden Fahrten:

  • Privatfahrten
  • Dienstfahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
  • Familienheimfahrten (bei Zweitwohnsitz)

Grundsätzlich finden sich die folgenden Informationen in einem Fahrtenbuch:

  • Art der Fahrt (Dienst-, Privat- oder Mischfahrt)
  • Beginn und Ziel der Fahrt mit Angabe von Adressen
  • Genaues Datum der Fahrt
  • Vor- und Nachname der ein Dienstfahrzeug nutzenden Fahrer
  • Exakte Kilometerstände
  • Zweck der erfolgten Fahrt
  • Umwege auf der Fahrt und Gründe für diese, wenn anwendbar

Es ist wichtig, zu erwähnen, dass Privatfahrten im Gegensatz zu Dienstfahrten keine Angabe von Fahrtzweck erfordern. Hier reicht die Information über exakte Kilometerstände.

Weitere Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Es ist unabdingbar, dass die Führung eines Fahrtenbuchs nach dem Prinzip der Unveränderbarkeit und Vollständigkeit erfolgt. Auch die Nachvollziehbarkeit muss gewährleistet sein. Darüber hinaus ist anzumerken, dass die Eintragung jeder Fahrt in ein Fahrtenbuch zeitnah erfolgen sollte. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Fahrtenbuch elektronisch oder handschriftlich geführt wird. 

Anforderungen des Finanzamts an die Fahrtenbuch Vorlage

Welches Fahrtenbuch erkennt das Finanzamt an?

Das Finanzamt akzeptiert sowohl elektronische als auch handschriftliche Fahrtenbücher. Bei elektronischen Fahrtenbüchern ist es wichtig, dass sie keine nachträglichen Änderungen zulassen. Handschriftliche Fahrtenbücher dürfen hingegen keine Leerzeichen sowie keine losen Blätter enthalten. Nur dann werden sie vom Finanzamt als lückenlos eingestuft. Darüber hinaus erfordern handschriftliche Fahrtenbücher eine gebundene Form. 

Kann ein elektronisches Fahrtenbuch genutzt werden?

Selbstverständlich können auch elektronische Fahrtenbücher genutzt werden, um die Aufteilung von privaten Fahrten und geschäftlichen Fahrten ordnungsgemäß vorzunehmen.

Allerdings gilt auch für das elektronische Fahrtenbuch, dass es nicht im Nachhinein veränderbar sein darf.  

Ist ein Fahrtenbuch mit Excel oder einer Vorlage zulässig?

Grundsätzlich muss erwähnt werden, dass das Finanzamt ein mit Excel erstelltes Fahrtenbuch nicht akzeptiert. Der Grund dafür liegt darin, dass ein solches Dokument manipulierbar ist und somit gesetzlich geforderte Nachweisvoraussetzungen nicht erfüllt. Keine Akzeptanz finden außerdem Vervollständigungen eines lückenhaften Fahrtenbuchs mit Hilfe von Excel. Dies betrifft auch andere Microsoft Office-Programme, darunter Word.  

Obwohl ein mit Excel erstelltes Fahrtenbuch wegen seiner Manipulierbarkeit vom Finanzamt nicht akzeptiert wird, lässt es sich für eigene Zwecke optimal nutzen.

Es stellt im Geschäftsalltag eine wesentliche Erleichterung dar und kann zusätzlich zu einem offiziellen Fahrtenbuch den praktischen Einsatz finden.

Es erweist sich beispielsweise als vorteilhaft, wenn der Bedarf besteht, jeden einzelnen Zwischenstopp auf der Fahrt schnell einzutragen.

Die Fahrtenbuchvorlage als Alternative zur geschriebenen Dokumentation der Fahrten

Mit den privaten Statistiken ist es einfacher, den Überblick zu behalten. Des Weiteren können alle Fahrtdetails nicht gleich, sondern erst am Ende des Arbeitstages in aller Ruhe in ein Fahrtenbuch eingetragen werden.

Deshalb sollten Sie eine Fahrtenbuch-Excel-Vorlage immer ausdrucken

Entscheidet sich das Unternehmen dafür, zusätzlich eine Fahrtenbuch Excel-Vorlage einzusetzen, gilt es, diese immer auszudrucken. Der Grund für diese Vorgehensweise ist klar: Eine Fahrtenbuch-Excel-Vorlage in ausgedruckter Form schützt vor Manipulation bei der Eintragung von Angaben. Zudem bietet sie eine schnelle Übersicht während der Fahrt, ohne die Excel-App auf einem Mobilgerät verwenden zu müssen. 

Jetzt runterladen: Unsere kostenlose Fahrtenbuch Vorlage für Excel

Möchten Sie Ihr Fahrtenbuch so einfach wie möglich führen? Mit unserer kostenfreien Vorlage eines Fahrtenbuchs in Excel, können Sie sich alle wichtigen Seiten einfach ausdrucken und zur Vorlage beim Finanzamt füllen. So halten Sie dienstliche Fahrten fest und dokumentieren genau die zurückgelegten Kilometer.

Fazit

Die Entscheidung, ob Fahrtenbuch oder 1%-Regelung hängt also von einigen Faktoren ab, bei denen es sich lohnt, genauer drauf zu schauen. Wie hoch ist der Wertverlust meiner Flotte? Wie viel wird geschäftlich und wie viel privat gefahren? Handelt es sich um persönlich zugewiesene Fahrzeug oder ein Pool, der allen Beschäftigten offen zusteht?

Aber auch die Akribie der Angestellten sollte richtig eingeschätzt werden. Ein ungenaues Fahrtenbuch kann zu großen Problemen führen. Tarieren Sie die einzelnen Faktoren gut miteinander aus, dann haben Sie am Ende ein sicheres Ergebnis, wie Sie weiter verfahren sollten.