Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber: das Wichtigste auf einem Blick

Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber

Bevor der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen Dienstwagen überlässt, muss er kontrollieren, ob diese die erforderliche Fahrerlaubnis besitzt. Allerdings reicht die Kontrolle nur bei erstem Fahrtantritt nicht aus. Der Arbeitgeber hat die gesetzliche Pflicht, eine regelmäßige Überprüfung durchzuführen. Andernfalls drohen strafrechtliche Konsequenzen.

Um der Pflicht nachzugehen, entscheiden sich immer mehr Arbeitgeber für eine elektronische Führerscheinkontrolle, die im Vergleich zur manuellen Vorgehensweise mehrere Vorteile bietet. In diesem Beitrag finden Sie praktische Hinweise, die Ihnen helfen, auf der sicheren Seite zu bleiben.

Was ist eine Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber?

Der Arbeitgeber führt eine regelmäßige Führerscheinkontrolle durch, um sicherzugehen, dass die Mitarbeiter über die nötigen Fahrerlaubnisse verfügen. Bei der Unterlassung bzw. Vernachlässigung dieser Pflicht muss der Arbeitgeber mit den rechtlichen Konsequenzen rechnen.

Er riskiert gleichzeitig, dass im Fall eines Unfalls ohne die nötige Fahrerlaubnis der Versicherungsschutz für den betroffenen Dienstwagen erlischt. Deshalb ist es mehr als ratsam, im Unternehmen die Führerscheinkontrolle regelmäßig durchzuführen.

Was ist eine Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber?

Wann darf eine Führerscheinkontrolle durchgeführt werden?

Der Arbeitgeber ist dazu berechtigt, eine gültige Fahrerlaubnis über eine regelmäßige Kontrolle zu prüfen, wenn er den Arbeitnehmern einen Dienstwagen zur Verfügung stellt. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese einen Dienstwagen personalisiert oder aus einem Fahrzeugpool erhalten. In beiden Fällen gilt der Arbeitgeber als Halter eines Fahrzeugs, der auch bei eventuellen Verstößen gegen §21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) haftet. 

Nutzen die Arbeitnehmer ihre Privatwagen, so gelten sie als Halter eines Fahrzeugs, die auch die sogenannte Halterhaftung übernehmen. Die Haftung des Arbeitgebers ergibt sich dann, wenn er weißt, dass die Mitarbeiter ihren Privatwagen ohne eine gültige Fahrerlaubnis nutzen.

Toleriert er diesen Umstand, anstatt die Mitarbeiter zur Unterlassung der Nutzung eines Privatwagens aufzufordern, kann er sich der Beihilfe schuldig machen.  

Wann muss der Check der Fahrerlaubnis sogar regelmäßig erfolgen?

Jedes Unternehmen, dass einen Fuhrpark besitzt, ist gesetzlich dazu verpflichtet, eine Überprüfung der erforderlichen Fahrerlaubnis regelmäßig vorzunehmen. Dabei bezieht sich die Pflicht zur Führerscheinkontrolle auf jeden Fuhrpark unabhängig von dessen Größe. 

Die Durchführung der regelmäßigen Führerscheinkontrolle gehört daher neben der UVV-Prüfung (den Bestimmungen der Unfallverhütungsvorschriften) und der sachgemäßen Instandhaltung der Fahrtauglichkeit zu den notwendigen Kontrollinstrumenten im Fuhrpark. 

Eine z. B. halbjährliche Kontrolle ist in diesem Fall also völlig normal.

Wie funktioniert die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark?

Die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark lässt sich nach zwei Methoden durchführen. Auf der einen Seite kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Möglichkeit gewähren, sich einer manuellen Führerscheinkontrolle zu unterziehen. Auf der anderen Seite bietet sich eine elektronische Führerscheinkontrolle an. 

Die erste Variante ist mit großem bürokratischem Aufwand verbunden. Dies liegt vor allem daran, dass eine manuelle Kontrolle von Fahrerlaubnissen einer Reihe von Formularen, Excel-Listen und der entsprechenden Kopien bedarf, die ordnungsgemäß verwaltet werden müssen.

Deshalb greift das Fuhrparkmanagement immer mehr zu einer digitalen Führerscheinkontrolle. Der Vorteil ist, dass dadurch interne Prozesse optimiert werden, was sich positiv auf den Workflow auswirken kann. Die neu gewonnenen Zeitressourcen und Kapazitäten lassen sich für Schlüsselprojekte des Unternehmens effektiv nutzen. 

Was ist bei der Kontrolle eines Führerscheins wichtig?

  • Der Arbeitgeber sollte im Rahmen der Führerscheinkontrolle die Einsicht in ein Originaldokument der Mitarbeiter nehmen. Eine Kopie der Fahrerlaubnis ist nicht ausreichend.
  • Die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber umfasst die Überprüfung aller im Führerschein eingetragenen Klassen und eventueller Beschränkungen.
  • Der Arbeitgeber sollte jede Führerscheinkontrolle schriftlich dokumentieren. Diesem Zweck dient beispielsweise eine Fahrzeugnutzerliste. Die Dokumentation ist für die Dauer von 5 Jahren aufzubewahren. 
Nur EU Fahrerlaubnis im Fuhrpark
  • Der Arbeitgeber darf nur umgeschriebene oder im EU/EWR-Raum ausgestellte Fahrerlaubnisse anerkennen, die zum Fahren im Inland berechtigt sind. Bei Zweifel kann er von den Angestellten eine schriftliche Bestätigung seitens der zuständigen Führerscheinstelle verlangen.
  • Es ist unentbehrlich, das Datum der Führerscheinkontrolle zu erfassen und diese von den Fahrzeugnutzern in der schriftlichen Form bestätigen zu lassen.
  • Der Arbeitgeber darf die Mitarbeiter mit Auflagen und Beschränkungen per Dienstanweisung dazu auffordern, diese streng einzuhalten.
  • Die Mitarbeiter müssen dazu verpflichtet werden, dem Arbeitgeber den Verlust einer Fahrerlaubnis unverzüglich mitzuteilen. Eine Verpflichtungserklärung bildet dafür eine rechtsverbindliche Grundlage.

Wie oft sollte die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber durchgeführt werden?

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben dazu, wie oft die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber erfolgen sollte. Die Häufigkeit deren Durchführung hängt unter anderem von den folgenden Faktoren ab: Anzahl vorhandener Fahrzeuge im Unternehmen, Anzahl der einen Dienstwagen nutzenden Mitarbeiter und Art der Fahrzeugnutzung. 

Auch wenn kein Musterprüfungsverfahren vorgeschlagen werden kann, ist es ratsam, die Führerscheinkontrolle mindestens zweimal jährlich vorzunehmen. Weißt der Arbeitgeber, dass einigen Angestellten der Entzug der Fahrerlaubnis oder das Fahrverbot droht, sollte die Führerscheinkontrolle öfter als zweimal jährlich stattfinden. 

Gesetzliche Grundlagen der Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber

Die rechtliche Grundlage für die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber bildet §21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG). Nach diesem ist das Fahren ohne eine gültige Fahrerlaubnis strafbar. Ebenfalls strafbar ist das Wissen, dass Mitarbeiter ohne den Führerschein fahren. Bei wissentlichem und vorsätzlichem Verstoß gegen das Straßenverkehrsgesetz droht eine Geld- oder Freiheitsstrafe.

Neben §21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) ist auch §28 des Versicherungsvertragsgesetzes (VVG) hochrelevant für jeden Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern einen Dienstwagen bereitstellt. Das Fahren ohne eine gültige Fahrerlaubnis resultiert darin, dass die Versicherung für das betroffene Fahrzeug erlischt.

Allerdings kann die Versicherung für den Schaden des fremden Fahrzeugs aufkommen. 

Führerscheinkontrolle durch einen Dritten

Jeder Arbeitgeber, der aus verschiedenen Gründen die Führerscheinkontrolle nicht selbstständig durchführen will, kann einen externen Dienstleister beauftragen. Entscheidet er sich für diese Option, gilt es Folgendes zu beachten:

Der Arbeitgeber und ein externer Dienstleister müssen den Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung im Einklang mit §28 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schließen. Er dient zum Schutz personenbezogener Mitarbeiterdaten durch einen Dritten.

Darüber hinaus ist es wichtig, sicherzustellen, dass ein externer Dienstleister über eine ausreichende technische Kompetenz im Bereich Führerscheinkontrolle in Unternehmen jeder Größe verfügt. Unsere B2B-Kunden können sich darauf verlassen, dass alle von uns durchgeführten Führerscheinkontrollen den höchsten Qualitätsstandards entsprechen.

Des weiteren bieten wir eine elektronische Führerscheinkontrolle über unsere Fuhrparkmanagement Software an. Durch diese digitale Fuhrparkmanagement Lösung wird enorm viel Zeit und Aufwand gespart. 

Digitale Führerscheinkontrolle

Weitere Vorteile für Sie als Kunde umfassen:

  • Vereinfachung komplexer Prozesse durch eine automatische Erinnerung und Terminkoordination,
  • Transparenz und Klarheit durch eine lückenlose Dokumentation und den kompromisslosen Datenschutz,
  • Kostenkontrolle und Aufdeckung von Einsparpotenzialen und Optimierungsmöglichkeiten,
  • Datenauswertung mit Hilfe von Reports, um Prognosen zu erstellen und gute Entscheidungen zu treffen.